Điều 4. Thiết lập và vận hành hệ thống thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của mạng tin học của tỉnh Bắc Kạn gồm Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bắc Kạn có địa chỉ tên miền là: http://mail.backan.gov.vn. Được sự đồng ý của UBND tỉnh Bắc Kạn, riêng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn được sử dụng hệ thống hộp thư điện tử theo hệ thống tên miền http://mail.backan.edu.vn.
Các địa chỉ truy nhập có dạng: [tên-đăng-nhập]@backan.gov.vn và được chia thành hai loại:
a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh Bắc Kạn: là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan Nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan Nhà nước và các huyện, thị xã được đặt tên theo quy định: Các cơ quan, đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt tên: Các địa phương cấp huyện, thị xã sử dụng nguyên tên gọi (chi tiết kèm theo Phụ lục). Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã phường, thị trấn thì được đặt tên theo quy định: <tên của địa phương viết liền>.<tên hộp thư của địa phương cấp huyện trực thuộc>. Ví dụ: xã Dương Quang thuộc thị xã Bắc Kạn có địa chỉ thư điện tử là [email protected].
Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các cơ quan Nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định: <tên đơn vị viết tắt>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương>. Ví dụ: phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ được đặt tên là: [email protected]
b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ, công chức, viên chức). Tùy vào yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị và địa phương, hộp thư điện tử danh cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:
- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>
- <Tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>. <tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương đang công tác.
Ví dụ: Nguyễn Văn Anh thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ được đặt tên là: [email protected]
Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.
2. Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn: TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.
3. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử tại hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử cá nhân tối thiểu 02 lần/ngày.