Điều 5. Điều kiện tác phẩm được tham gia xét tặng giải thưởng:
1- Tất cả các tác phẩm văn học - nghệ thuật thuộc thể loại thơ, văn xuôi, kịch bản, nghiên cứu, lý luận phê bình, ảnh nghệ thuật, âm nhạc, mỹ thuật, kiến trúc sân khấu, văn nghệ dân gian, dịch thuật; không có tranh chấp về quyền tác giả, không khiếu nại về nội dung và kết quả tác phẩm từ khi tác phẩm được công bố, xuất bản đến thời điểm xét tặng giải thưởng đều được dự giải.
2- Chỉ xét những tác phẩm đã được các sở, ban, ngành, đoàn thể, hội cấp tỉnh trở lên phổ biến qua xuất bản, triển lãm, biểu diễn, phát thanh, truyền hình, có xác nhận bằng văn bản của cơ quan sử dụng tác phẩm (kể cả thời gian được phổ biến, thể hiện)
+ Đối với văn học là: Tập thơ, tiểu thuyết, tập truyện, tập ký, kịch bản dài, tập kịch ngắn, tập tiểu luận, tập sưu tầm nghiên cứu văn nghệ dân gian.
+ Đối với nghệ thuật kiến trúc phải là những đồ án đã được sử dụng và công trình xây dựng theo đồ án đó đã hoàn thành.
+ Đối với loại hình nghệ thuật: Tranh, tượng, phù điêu, ảnh nghệ thuật, ca khúc…, đơn vị tham dự giải thưởng là nhóm 03 tác phẩm (hoặc 01 tác phẩm có giá trị đặc biệt).
+ Đối với sân khấu: Đạo diễn, âm nhạc sân khấu, mỹ thuật sân khấu, biên đạo múa, diễn viên (vai diễn), nhạc công có tác phẩm đoạt giải từ cấp ngành trở lên.
+ Đối với các tập biên soạn, dịch thuật về văn học - nghệ thuật là tác phẩm có giá trị đặc biệt.
3- Mỗi tác giả phải có văn bản đăng ký tự nguyện tham gia dự giải thưởng và chấp hành các quy định của Giải thưởng văn học - nghệ thuật Phố Hiến; trong đó ghi rõ họ tên, thể loại, thời gian, cơ quan xuất bản, phổ biến của các tác phẩm dự giải. Trường hợp đặc biệt, người thân có thể gửi thay nhưng phải theo đúng quy định của pháp luật.
4- Tác giả gửi tác phẩm tham dự đúng địa chỉ (Cơ quan thường trực là Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh); gửi trực tiếp hoặc theo đường bưu điện (gửi đảm bảo) theo đúng quy định. Thời gian cụ thể do Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh thông báo.