Điều 19. Ký số trên văn bản điện tử
1. Các quy định chung về ký số trên văn bản điện tử
a) Ký số trên văn bản điện tử có thể được thực hiện đối với các loại văn bản:
- Văn bản chính thức do cơ quan nhà nước phát hành: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường;
- Các văn bản nội bộ của một cơ quan;
- Các văn bản khác giữa các thuê bao không cùng một cơ quan: báo cáo, hồ sơ đăng ký, cung cấp thông tin cá nhân.
Không áp dụng chữ ký số đối với các văn bản mật và các văn bản được quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
b) Thông tin hiển thị chữ ký số
Mẫu chữ ký số bao gồm 2 phần: Hình ảnh và thông tin (như hình vẽ)
(Hình ảnh) | (Thông tin) |
Trong đó:
- Hình ảnh: Chữ ký số cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải hiển thị biểu trưng (logo) tỉnh Bình Dương.
- Thông tin chữ ký số cơ quan, tổ chức bao gồm:
+ Nhãn (ký bởi): Tên cơ quan, tổ chức ký;
+ Email: Địa chỉ thư công vụ tỉnh Bình Dương của cơ quan, tổ chức;
+ Mã số thuế (trong trường hợp giao dịch với cơ quan thuế);
+ Cơ quan chủ quản;
+ Thời gian ký: Hiển thị thời gian ký theo xác thực từ Máy chủ cấp dấu thời gian của hệ thống Chứng thực do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin cung cấp.
- Thông tin chữ ký số của người có thẩm quyền của cơ quan tổ chức bao gồm:
+ Nhãn (ký bởi): Họ, tên người ký;
+ Chức danh;
+ Email: Địa chỉ thư công vụ tỉnh Bình Dương của người ký;
+ Tên cơ quan, tổ chức;
+ Thời gian ký: Hiển thị thời gian ký theo xác thực từ Máy chủ cấp dấu thời gian của hệ thống Chứng thực do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin cung cấp.
- Thông tin chữ ký số của công chức, viên chức bao gồm:
+ Nhãn (ký bởi): Họ, tên người ký;
+ Chức danh (nếu có);
+ Email: Địa chỉ thư công vụ tỉnh Bình Dương của người ký;
+ Tên cơ quan, tổ chức;
+ Thời gian ký: Hiển thị thời gian ký theo xác thực từ Máy chủ cấp dấu thời gian của hệ thống Chứng thực do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin cung cấp.
c) Vị trí ký số
- Vị trí ký số của cơ quan, tổ chức: Là vị trí bên trái, trên cùng trang thứ nhất của văn bản.
- Vị trí ký số của cá nhân : Là vị trí ký tay trên văn bản giấy.
2. Quy trình ký số:
a) Sử dụng chứng thư số cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản:
- Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy); hoặc văn bản giấy bản gốc cần phát hành lại.
- Quét văn bản với định dạng .PDF;
- Sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên và chuyển văn thư.
- Văn thư Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
b) Sử dụng chứng thư số của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản:
- Soạn tệp văn bản điện tử, gửi trình ký;
- Lấy số văn bản, cập nhật vào tệp văn bản điện tử trình ký;
- Người có thẩm quyền ký số lên tệp văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;
- Văn thư phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
c) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản:
Khi loại văn bản cần nhiều chữ ký thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản được thực hiện sau. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký số.
d) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản:
Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
3. Phát hành văn bản điện tử
Sau khi văn bản được ký số, Văn thư cơ quan có trách nhiệm xem xét tính phù hợp về thẩm quyền trước khi phát hành. Việc gửi văn bản đã ký số qua môi trường mạng được xem là hợp lệ khi sử dụng một trong các phương thức sau:
- Hộp thư điện tử công vụ của cơ quan (@binhduong.gov.vn);
- Phần mềm quản lý văn bản liên thông;
- Đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của tỉnh.