Điều 5. Hồ sơ hòa giải ở cơ sở:
1- Tổ hòa giải có sổ tiếp nhận việc hòa giải và theo dõi giải quyết việc hòa giải phát sinh ở cơ sở. Sổ theo dõi phải phản ánh được những nội dung: ngày, tháng, năm tiếp nhận, tên, họ, địa chỉ của các bên tranh chấp, nội dung tranh chấp, tên, họ Tổ viên chịu trách nhiệm giải quyết, kết quả giải quyết.
2- Đối với một vụ hòa giải thành phải có những hồ sơ, tài liệu như sau:
- Đơn yêu cầu của một hoặc các bên tranh chấp (nếu có).
- Biên bản ghi nhận nội dung trình bày của các bên với tổ hòa giải.
- Các tài liệu, chứng cứ có liên quan đến nội dung tranh chấp( nếu có) do các bên cung cấp hoặc do tổ viên tổ hòa giải thu thập được (giấy tờ liên quan đến nhà, đất, thừa kế, mua bán, tặng cho tài sản...)
- Biên bản hòa giải có chữ ký (dấu vân tay, hoặc điểm chỉ) của các bên tranh chấp, người làm chứng, người có quyền và nghĩa vụ liên quan( nếu có).
3- Trong trường hợp hòa giải không thành, biên bản phải ghi rõ nguyên nhân, nội dung mâu thuẫn chưa thống nhất, hồ sơ hòa giải không thành được chuyển về Ban tư pháp xã thụ lý giải quyết tiếp hoặc cung cấp cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ( nếu có yêu cầu).