Điều 5. Định dạng hộp thư điện tử
1. Định dạng tên hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị
a) Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh có định dạng: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên viết tắt của cơ quan, đơn vị>@sonla.gov.vn.
Ví dụ: [email protected] là hộp thư điện tử của Sở Khoa học và Công nghệ. [email protected] là hộp thư điện tử của Văn phòng tỉnh ủy.
Trong trường hợp khi tạo lập hộp thư điện tử cho cơ quan, đơn vị mà bị trùng về định dạng <tên viết tắt của cơ quan, đơn vị> thì bổ sung các chữ cái khác vào phần viết tắt của cơ quan, đơn vị để bảo đảm không bị trùng với cơ quan, đơn vị khác.
Ví dụ: Sở Nội vụ và Sở Ngoại vụ
- [email protected] là hộp thư điện tử của Sở Nội vụ.
- [email protected] là hộp thư điện tử của Sở Ngoại vụ.
b) Đối với hộp thư điện tử của UBND xã, phường và các cơ quan, đơn vị cấp xã khác: Sử dụng tên của các xã, phường bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên xã, phường>@sonla.gov.vn.
Ví dụ: [email protected] là hộp thư điện tử của UBND phường Chiềng Cơi.
c) Đối với hộp thư điện tử của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành và các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh khác, UBND các xã, phường và các cơ quan, đơn vị cấp xã khác: Sử dụng tên của phòng, ban, đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên phòng, ban, tên đơn vị trực thuộc>.<tên sở ngành hoặc tên xã, phường, đơn vị khác>@sonla.gov.vn.
Ví dụ: [email protected] là hộp thư điện tử của phòng Hạ tầng, Sở Khoa học và Công nghệ.
Ví dụ: [email protected] là hộp thư điện tử của phòng Văn hóa - Xã hội phường Mộc Châu.
2. Định dạng hộp thư điện tử cho cá nhân
Hộp thư điện tử cá nhân có định dạng: Tên đầy đủ kết hợp với họ và tên đệm viết tắt bằng tiếng Việt không khoảng trống và không dấu theo dạng <tên chính đầy đủ không dấu, họ và tên đệm viết tắt>.<tên viết tắt của cơ quan, đơn vị>@ sonla.gov.vn.
Ví dụ: [email protected] là hộp thư điện tử cá nhân của Cầm Thị Duyên thuộc Sở Khoa học và Công nghệ.
Trong trường hợp khi tạo lập hộp thư điện tử cho các cá nhân trong cùng cơ quan, đơn vị mà bị trùng về định dạng thì bổ sung các chữ số vào phần viết tắt họ và tên đệm để bảo đảm không bị trùng với cá nhân khác.
Ví dụ: Sở Khoa học và Công nghệ có 3 cá nhân nếu viết tắt sẽ trùng nhau như: Nguyễn Thị Hoa (hoant.skhcn), Nguyễn Thu Hòa (hoant.skhcn) và Trần Hoàn (hoant.khcn), vì vậy tên hộp thư điện tử sẽ tương ứng như sau: hoant.skhcn @sonla.gov.vn; [email protected]; [email protected].