Điều 9. Lưu trữ văn bản điện tử
1. Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và khoản 3, Mục II Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
2. Đối với văn bản điện tử loại 1: Không tồn tại văn bản giấy gốc nên văn thư và cơ quan soạn thảo chỉ lưu bản điện tử và tổ chức lưu trữ trên hệ thống QLVBĐH.
3. Đối với văn bản điện tử loại 2: Vẫn tồn tại văn bản giấy gốc nên văn bản này phải được lưu hai bản, một bản giấy gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản giấy chính lưu trong hồ sơ công việc của phòng ban hoặc chuyên viên xử lý như các văn bản giấy thông thường.
4. Đối với văn bản điện tử loại 3: Chỉ có giá trị pháp lý để lưu trữ khi các cơ quan sử dụng chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền ký sao y bản chính và chữ ký số cơ quan để thực hiện sao y bản chính thành bản điện tử.
5. Các cơ quan, CBCCVC-NLĐ phải lập hồ sơ công việc điện tử cho các hồ sơ công việc mình được phân công theo dõi trên hệ thống QLVBĐH thông qua chức năng quản lý hồ sơ công việc.
6. Bắt buộc các cơ quan lập hồ sơ lưu văn bản đi của cơ quan hoàn toàn bằng điện tử (lưu 100% văn bản đi điện tử có chữ ký số) trên hệ thống QLVBĐH.