Điều 8. Phát hành văn bản đi điện tử
1. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Đối với văn bản điện tử loại 1, sau khi nhận được văn bản điện tử có chữ ký số của lãnh đạo cơ quan, văn thư sử dụng phần mềm hiệu chỉnh tập tin .PDF để ghi số và ngày, tháng, năm ban hành của văn bản theo đúng vị trí như trên văn bản giấy. Tiếp theo, văn thư sử dụng chữ ký số con dấu của cơ quan ký ở góc trên cùng bên trái trang đầu tiên của văn bản.
2. Lập sổ và đăng ký văn bản đi
a) Lập sổ văn bản đi
Căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Trên cơ sở này, văn thư có trách nhiệm tạo đầy đủ các sổ văn bản đi đã quy định trên hệ thống QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc.
b) Đăng ký văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan bắt buộc phải chuyển thành bản điện tử có chữ ký số của cơ quan và được đăng ký trên hệ thống QLVBĐH.
Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức năng “Ban hành” từ danh sách “Chờ ban hành” trên hệ thống QLVBĐH để thực hiện đăng ký văn bản đi, nhằm liên kết thông tin văn bản đi với văn bản đến hoặc công việc mà văn bản đi đó xử lý.
3. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn
a) Đóng dấu cơ quan
Trên hệ thống QLVBĐH, môi trường điện tử, con dấu truyền thống của cơ quan được thay thế bằng chữ ký số của cơ quan.
b) Đóng dấu chỉ mức độ khẩn
Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản đi như truyền thống được thay thế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn trên hệ thống QLVBĐH.
Văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được văn thư phát hành trên hệ thống QLVBĐH ngay sau khi văn bản được ký.
4. Phát hành văn bản đi
Bắt buộc các sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn khi phát hành văn bản đi bằng giấy phải gửi 01 văn bản điện tử có giá trị pháp lý bằng chức năng liên thông trên hệ thống QLVBĐH cho các cơ quan nhận có tham gia sử dụng hệ thống QLVBĐH. Đối với văn bản đi chỉ gửi bản điện tử (không gửi song song văn bản giấy) văn thư các cơ quan phải đánh dấu “không văn bản giấy” trên hệ thống QLVBĐH để các cơ quan nhận dễ theo dõi, phân loại.
5. Lưu văn bản đi
Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất hai bản: Một bản lưu tại tài khoản văn thư và một bản lưu tại tài khoản của chuyên viên xử lý để lập hồ sơ công việc.