Điều 5. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn (đường công văn đường thư điện tử, fax, chuyển liên thông trên hệ thống QLVBĐH…), văn thư hoặc người được giao tiếp nhận văn bản đến (sau đây gọi chung là văn thư) phải thực hiện đăng ký văn bản đến trên hệ thống QLVBĐH.
2. Văn bản điện tử được gửi liên thông trên hệ thống QLVBĐH phải được văn thư tiếp nhận và chuyển xử lý trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản được gửi đến cơ quan trên hệ thống QLVBĐH.
3. Văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển xử lý trên hệ thống QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tuỳ theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan văn thư có thể thông báo thêm cho người nhận bằng các cách sau: Thông báo trực tiếp, bằng điện thoại hoặc sử dụng hệ thống QLVBĐH để tự động gửi tin nhắn SMS hay gửi thư điện tử. Văn bản điện tử có các mức độ khẩn sẽ được tự động sắp xếp ở thứ tự đầu tiên trong “Danh sách văn bản chưa xử lý” của người nhận trên hệ thống QLVBĐH.
4. Đối với dấu đến:
a) Đối với văn bản đến là bản giấy: Văn thư đóng dấu đến theo quy định, thực hiện quét văn bản thành tập tin và nhập tập tin vào hệ thống QLVBĐH.
b) Đối với văn bản đến là văn bản điện tử có giá trị pháp lý: Văn thư không thực hiện đóng dấu đến giống như thực hiện trên bản giấy. Các thông tin trên dấu đến của văn bản giấy sẽ được thay thế bằng các thông tin điện tử lưu trên hệ thống QLVBĐH, cụ thể:
| TT | Thông tin trên dấu đến trên giấy | Thông tin điện tử tương ứng trên hệ thống QLVBĐH |
| 1. | Tên cơ quan, tổ chức | Hệ thống QLVBĐH có thể nhận biết cơ quan, tổ chức nào đang tiếp nhận văn bản. |
| 2. | Số đến | Hệ thống QLVBĐH tự động điền số đến kế tiếp theo đúng quy định khi văn thư tiếp nhận văn bản đến. |
| 3. | Ngày đến | Hệ thống QLVBĐH tự động điền ngày đến theo đúng ngày văn thư tiếp nhận văn bản đến. |
| 4. | Chuyển | Thông tin chuyển có trong nội dung bút phê xử lý văn bản của người có thẩm quyền. |
| 5. | Lưu hồ sơ số | Hệ thống QLVBĐH hiển thị được các hồ sơ công việc mà văn bản đến đã được lưu vào các hồ sơ đó. |
5. Đối với trường hợp văn bản điện tử được gửi trước trên hệ thống QLVBĐH và có gửi thêm bản giấy của văn bản điện tử đó theo sau qua đường bưu điện, văn thư phải tiếp nhận và trình xử lý văn bản điện tử trước theo đúng quy định tại Khoản 2 điều này.
6. Đối với trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử liên thông:
a) Các trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử liên thông gồm: Gửi nhầm đơn vị nhận, văn bản điện tử không đủ giá trị pháp lý.
b) Khi từ chối văn bản điện tử, văn thư phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận trên hệ thống QLVBĐH.