Điều 22. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan
a) Các đơn vị trực thuộc và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp các đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Cán bộ khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Đơn vị, cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ mỗi loại một bản.