Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nguyên tắc
Tất cả cán bộ khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc được giao, cán bộ chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết công việc sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
- Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp hợp lý.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Hồ sơ kết thúc ghi công việc được giải quyết xong, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, tư liệu không cần thiết, sau đó thực hiện việc biên mục hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị để bảo quản và lưu trữ.