Điều 19. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì;
- Trình bày bì và viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo;
- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, sau đó phải gửi bản chính đối với văn bản có giá trị lưu trữ;
- Đối với việc chuyển giao văn bản đi cho các phòng chuyên môn, cá nhân trong nội bộ cơ quan, đơn vị do cán bộ văn thư chuyển trực tiếp. Việc chuyển giao phải được lập sổ chuyển giao riêng, khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ;
- Văn bản đi do cán bộ văn thư cơ quan chuyển trực tiếp đến cơ quan, tổ chức đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ;
- Việc chuyển phát văn bản đi qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận;
- Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an;
- Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi thực hiện theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005.
3. Trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của văn thư cơ quan, đơn vị
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển lại cho cá nhân soạn thảo văn bản đó trong ngày; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bản đi của bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính để báo cáo lãnh đạo biết, xử lý.