Điều 8. Lựa chọn nhà thầu — Quyết định 10/2015/QĐ-UBND

- Các tổ chức đoàn thể xã hội như: Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, đoàn thanh niên... phải có ít nhất trên 50% số thành viên đồng ý để tổ chức đoàn thể tham gia đấu thầu; có đủ thời gian, lao động và kinh nghiệm thực hiện gói thầu đảm bảo theo kế hoạch được duyệt.

- Nhóm hộ gia đình, nhóm người dân: Các thành viên trong nhóm là người dân địa phương (có hộ khẩu thường trú tại xã); có đủ thời gian, người lao động và kinh nghiệm thực hiện gói thầu đảm bảo theo kế hoạch được duyệt; người đại diện nhóm cộng đồng không đang trong thời gian chấp hành án, là người có kinh nghiệm, có uy tín, đã trực tiếp thực hiện hoặc chỉ đạo thực hiện gói thầu xây lắp đạt kết quả tốt được người dân địa phương thừa nhận.

Bước 1: Khảo sát thiết kế công trình

Các công trình quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản áp dụng thiết kế điển hình, thiết kế mẫu do cơ quan chức năng cung cấp. Các gói thầu cộng đồng không cần thiết phải lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật.

Khi cung cấp thiết kế điển hình, thiết kế mẫu cho công trình, các cơ quan chức năng cung cấp đầy đủ cả khối lượng và dự toán chi tiết, tổng dự toán cho Ủy ban nhân dân xã.

Bước 2: Kế hoạch đấu thầu

Căn cứ vào thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán công trình, Ủy ban nhân dân xã (hoặc đơn vị tư vấn được thuê) dưới sự hỗ trợ của cán bộ các phòng, ban huyện tiến hành lập kế hoạch đấu thầu tương tự như phần đấu thầu rộng rãi.

- Nội dung của kế hoạch đấu thầu, gồm: Tên gói thầu (đặt tên cho gói thầu sao cho phù hợp với mục đích công việc phải làm như dự án đã quy định); giá trị gói thầu (được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tổng vốn đầu tư hoặc dự toán công trình được phê duyệt); nguồn vốn cho gói thầu; hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu cộng đồng); thời gian lựa chọn nhà thầu (được tính từ khi Ủy ban nhân dân xã thông báo công khai về gói thầu đến khi ký kết được hợp đồng với nhóm cộng đồng được lựa chọn); hình thức hợp đồng (do tính chất của các công

CÔNG BÁO/Số 19+20/Ngày 15/05/2015

việc, công trình là đơn giản, nhỏ lẻ nên Ủy ban nhân dân xã ghi rõ hình thức hợp đồng là trọn gói); thời gian thực hiện hợp đồng (không quá 01 năm).

- Trình thẩm định kế hoạch đấu thầu: Ủy ban nhân dân xã làm tờ trình kế hoạch đấu thầu gửi các phòng, ban chức năng của huyện xem xét, thẩm định. Hồ sơ trình gồm: Tờ trình; kế hoạch đấu thầu; các tài liệu liên quan khác.

- Các phòng, ban huyện tiến hành thẩm định kế hoạch đấu thầu.

- Ủy ban nhân dân xã ra quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu.

Bước 3: Thông báo mời thầu

- Căn cứ vào kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt, Ủy ban nhân dân xã thông báo công khai về công trình xây dựng hoặc hàng hoá cung cấp để mọi người dân trong xã biết và đăng ký tham gia.

- Hình thức thông báo: Thông báo trên các phương tiện truyền thanh công cộng; thông báo trên bảng tin của xóm, xã; thông báo bằng văn bản đến các xóm.

Bước 4: Lập tiêu chí xét chọn nhà thầu

- Ủy ban nhân dân xã lập các tiêu chí để xét chọn cộng đồng thi công. Tiêu chí lựa chọn cần đơn giản, dễ hiểu và sát với yêu cầu cụ thể của từng công trình cũng như điều kiện cụ thể của từng xã, xóm. Ngoài tiêu chí về giá, cũng cần xét đến một số tiêu chí như: Cộng đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo, thợ cả phải có kinh nghiệm thi công các công trình có tính chất tương tự trên địa bàn, ưu tiên thợ cả có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm thi công; ưu tiên cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo trong xóm thực hiện, phương châm “xã có công trình, dân có việc làm tăng thu nhập nhằm cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người dân”...

Bước 5: Tổ chức họp bàn công khai với cộng đồng dân cư ở địa phương để giới thiệu về công việc cần phải làm nhằm cung cấp cho người dân các thông tin cần thiết về gói thầu.

Nội dung thông tin: Mô tả công trình, địa điểm xây dựng; yêu cầu về kỹ thuật, mỹ thuật, vật liệu sử dụng, chất lượng của công trình; yêu cầu về mỹ thuật; giá gói thầu dự kiến; thời hạn đăng ký tham gia dự thầu.

Bước 6: Công tác chuẩn bị thương thảo hợp đồng

- Tổ chức đoàn thể, nhóm cộng đồng chuẩn bị các tài liệu, nhân lực để tham gia thương thảo và đấu thầu.

- Căn cứ khối lượng công việc, yêu cầu kỹ thuật, nguyên vật liệu, ngày công lao động, tổ chức đoàn thể hoặc nhóm cộng đồng thảo luận thống nhất về giá dự thầu và những điều kiện thực hiện gói thầu để chuẩn bị cho quá trình thương thảo và đấu thầu.

- Tổ chức đoàn thể, nhóm cộng đồng cử 01 người đại diện để tham gia thương thảo (người đại diện phải được sự nhất trí của ít nhất 70% số người trong nhóm và phải có văn bản xác nhận cụ thể của trưởng nhóm).

- Chuẩn bị những tài liệu cần thiết liên quan đến năng lực thực hiện gói thầu: Số lượng người lao động, kinh nghiệm, trình độ tay nghề, nguyên vật liệu, dự kiến phương án thi công thực hiện gói thầu (phải có danh sách nhân lực, kinh nghiệm, trình độ tay nghề và phải đề xuất phương án thi công sơ bộ).

Bước 7: Lựa chọn nhà thầu cộng đồng

CÔNG BÁO/Số 19+20/Ngày 15/05/2015

- Trường hợp chỉ có một tổ chức đoàn thể hoặc một nhóm cộng đồng đứng ra nhận thực hiện gói thầu thì tổ chức đoàn thể, nhóm cộng đồng đó phải cử một người đại diện để thương thảo với Ủy ban nhân dân xã. Trong quá trình thương thảo, Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm giải thích rõ mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ cần thực hiện của nhà thầu.

Những vấn đề chính được thảo luận gồm: Khối lượng công việc phải làm; giá trị được thanh toán (ngày công lao động); thời gian hoàn thành công việc; chất lượng công việc phải đạt được và điều kiện nghiệm thu, ký kết biên bản nghiệm thu để làm cơ sở cho việc thanh toán; danh sách người dân cam kết tham gia thực hiện công việc.

- Trường hợp có nhiều tổ chức đoàn thể, nhóm cộng đồng muốn thực hiện gói thầu thì nhà thầu nào đưa ra mức giá thấp nhất, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, thời gian hoặc đã được làm các công trình tương tự sẽ thắng thầu và được mời thương thảo để ký kết hợp đồng. Nếu thương thảo không được thì mời tiếp tổ chức đoàn thể có giá thấp thứ hai, thứ ba theo thứ tự đến khi ký được hợp đồng.

Bước 8: Lập văn bản đề nghị thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

- Ủy ban nhân dân xã làm tờ trình gửi phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện thẩm định kết quả đấu thầu. Nội dung gồm: Các chứng minh công trình được áp dụng theo hình thức tự làm (mức vốn nhỏ, tính chất đơn giản, sử dụng lao động thủ công là chủ yếu, vật liệu sử dụng cho công trình có thể khai thác tại chỗ...); chứng minh cho thấy nhà thầu được lựa chọn có đủ năng lực tự thi công công trình (nếu rõ tên của tổ chức, nhóm cộng đồng có thể đảm nhận, năng lực thi công, kinh nghiệm và uy tín của nhóm này...); giá trị của công trình được duyệt trong báo cáo đầu tư (hoặc dự toán công trình); thời gian xây dựng; các vấn đề liên quan khác.

- Các phòng, ban của huyện thẩm định và có báo cáo thẩm định. Thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Ủy ban nhân dân xã ra quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.

Bước 9: Đàm phán và ký hợp đồng

- Khi có kết quả phê duyệt, Ủy ban nhân dân xã tiến hành mời và đàm phán ký hợp đồng theo nguyên tắc sau: Giá ký kết hợp đồng không được vượt dự toán của công trình đã phê duyệt; cam kết thực hiện đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật, mỹ thuật, chất lượng, thời gian thi công.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký hợp đồng với người đứng ra đại diện nhận thầu thi công.