Điều 9. Trách nhiệm của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã trong quản lý đoàn vào
1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý xuất, nhập cảnh của người nước ngoài; quản lý các hoạt động đối ngoại và việc thực hiện Quy chế này trong phạm vi cơ quan, đơn vị và địa phương.
2. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có liên quan tổ chức tiếp và làm việc với đoàn vào theo đúng nội dung, thời gian và địa điểm được UBND tỉnh chấp thuận.
3. Đảm bảo tính chính xác về nội dung của hồ sơ đoàn vào trình UBND tỉnh.
4. Hướng đẫn đoàn vào thực hiện nghiêm chỉnh các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.
5. Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, tôn trọng luật pháp, quan hệ ngoại giao bình đẳng gắn liền với nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương.
6. Trong quá trình làm việc, nếu phát hiện các hoạt động vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc có những phát sinh ngoài nội dung được phê duyệt thì phải kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Phòng Ngoại vụ - Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan chức năng có liên quan.
7. Đối với đoàn vào liên quan đến chính trị, các vấn đề nhạy cảm, phức tạp như tôn giáo, dân tộc, nhân quyền và tiếp xúc với một số đối tác đặc biệt, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương cần thống nhất với Công an tỉnh, Ban Tôn giáo - Sở Nội vụ, Ban Dân tộc, Phòng Ngoại vụ - Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan báo cáo UBND tỉnh trước khi làm thủ tục đón đoàn vào.
8. Phối hợp với Phòng Ngoại vụ - Văn phòng UBND tỉnh trong thực hiện nghiệp vụ lễ tân, nghi thức đón tiếp theo đúng quy định của nhà nước.
9. Báo cáo kết quả làm việc với đoàn vào về UBND tỉnh sau 03 ngày kể từ ngày kết thúc làm việc với đoàn vào (đối với các đoàn vào dài ngày, nếu có vấn đề phát sinh thì báo cáo ngay UBND tỉnh để kịp thời xử lý).