Điều 4. Trình tự, thủ tục cho phép đoàn vào
1. Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:
a) 01 bản gốc văn bản đề xuất của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong tỉnh trực tiếp làm việc với đoàn, trong đó ghi rõ:
- Các cơ quan, đơn vị tham gia tiếp, làm việc với đoàn vào kèm theo nội dung, chương trình, thành phần, thời gian, kinh phí, địa điểm làm việc với đoàn.
- Họ tên, tuổi, giới tính, quốc tịch, nghề nghiệp, số hộ chiếu, thời hạn hộ chiếu, số thị thực (VISA) (đối với những trường hợp đã xin được thị thực vào Việt Nam), thời gian đoàn đến (gồm ngày đến, ngày đi).
b) Một bản sao thư hoặc công văn liên hệ của phía nước ngoài (kèm theo bản dịch) hoặc công văn liên hệ của các cơ quan trong nước.
c) Văn bản cho phép hoạt động tại Việt Nam của cơ quan chức năng có liên quan đối với đoàn vào quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Điều 3 của Quy chế này.
d) Hồ sơ lý lịch tóm tắt của Trưởng đoàn (đối với các đoàn vào chào xã giao, làm việc với Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh).
2. Quy trình đón đoàn vào:
a) Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn thủ tục đón đoàn vào.
b) Đối với các đoàn vào làm việc thông thường theo chương trình, dự án dã được phê duyệt, hoặc theo sự giới thiệu của các cơ quan Trung ương, cơ quan ngoài tỉnh thời hạn nhận và trả kết quả trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
c) Đối với các đoàn đến chào xã giao, làm việc với Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh: Văn phòng UBND tỉnh (Phòng Ngoại vụ) tham mưu chương trình, kế hoạch đón tiếp đoàn, xin ý kiến Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi đoàn đến và thông báo lại cho cơ quan dẫn đoàn trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
d) Đối với các đoàn vào có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, các vấn đề nhạy cảm cần xin ý kiến Bộ Ngoại giao, Thường trực Tỉnh ủy trước khi thực hiện Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết. Thời hạn nhận và trả hồ sơ là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
e) Đối với các đoàn có thành phần phức tạp hoặc làm việc nhạy cảm, Văn phòng UBND tỉnh gửi các thủ tục cần thiết cho Công an tỉnh thẩm tra trước khi báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thời hạn thẩm tra chậm nhất là 07 ngày làm việc (đối với việc thẩm tra ở ngoài nước thì thời hạn trả kết quả trong 02 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng UBND tỉnh nhận được Văn bản kết luận của ngành Công an).
g) Trường hợp cơ quan có thẩm quyền không đồng ý cho phép đoàn vào thì Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.