Điều 13. Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp.
Hồ sơ cuộc họp gồm:
1. Tờ trình của Thủ trưởng cơ quan đề nghị tổ chức họp, nêu rõ: sự cần thiết, cơ sở pháp lý, quá trình chuẩn bị, ý kiến góp ý của các cơ quan phối hợp, những ý kiến thống nhất, nội dung chưa thống nhất, nội dung xin ý kiến.
2. Đề án chi tiết phản ảnh toàn bộ nội dung xin ý kiến, kèm phụ lục số liệu thống kê, biểu bảng minh họa, các tài liệu khác có liên quan.
3. Báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có).
4. Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ký ban hành và các dự thảo hướng dẫn thi hành.
5. Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ cuộc họp phải gửi trước 7 (bảy) ngày qua Văn phòng Ủy ban nhân dân; trường hợp đột xuất, cấp bách có thể ngắn hơn nhưng không chậm quá 03 (ba) ngày làm việc. Ngay khi tiếp nhận hồ sơ cuộc họp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân có trách nhiệm rà soát nội dung, trình tự và thủ tục chuẩn bị; nếu đảm bảo theo quy định thì trong thời gian 01 ngày (một) trình xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp xếp lịch họp, nếu chưa đạt yêu cầu thì ký phiếu chuyển hồ sơ về cơ quan soạn thảo để bổ sung.