Điều 16. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
1. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan), ký số đối với các thành phần hồ sơ cần phải số hóa theo Quyết định phê duyệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả theo Mẫu số 01 kèm theo Quy chế này cho cá nhân, tổ chức và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình tại Điều 17 của Quy chế này.
b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn một lần cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 15 của Quy chế này và nêu rõ lý do trong phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo Mẫu số 02 kèm theo Quy chế này (việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích).
c) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do trong phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo Mẫu số 03 kèm theo Quy chế này.
2. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình tại Điều 17 của Quy chế này.
b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần theo quy định tại khoản 1 Điều 15 của Quy chế này để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
c) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận và chuyển thông tin thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đến cá nhân, tổ chức.
d) Việc thông báo được thực hiện tiếp nhận, hướng dẫn, từ chối tiếp nhận hồ sơ thông qua các chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đến cá nhân, tổ chức.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức thông báo về việc tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không quá hơn 08 (tám) giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận.
3. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ theo quy định và ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để phục vụ cho cá nhân, tổ chức sử dụng mã số hồ sơ tra cứu tiến độ giải quyết thủ tục hành chính.
4. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (kể cả trường hợp thủ tục hành chính có quy định thời gian giải quyết nhưng cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận thực hiện giải quyết và trả kết quả ngay); trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức phải cung cấp cho người nộp hồ sơ.
5. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết, trả kết quả ngay tại chỗ cho cá nhân, tổ chức thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả ngay tại chỗ theo quy định tại Quy chế này và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.