Điều 31. Việc lập, lưu trữ, quản lý hồ sơ vụ việc khiếu nại
1. Việc giải quyết khiếu nại phải được lập thành hồ sơ, bao gồm:
a) Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
b) Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;
c) Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);
d) Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);
đ) Quyết định giải quyết khiếu nại;
e) Các tài liệu khác có liên quan.
2. Hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ gốc vụ việc khiếu nại.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày người có thẩm quyền ban hành quyết định giải quyết khiếu nại thì cơ quan tham mưu được giao nhiệm vụ xác minh vụ việc khiếu nại phải chuyển giao hồ sơ vụ việc khiếu nại cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết, hồ sơ chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết phải bảo đảm tính pháp lý của các tài liệu chuyển giao.
Việc chuyển giao hồ sơ vụ việc khiếu nại phải được ghi nhận thành biên bản, hai bên giao nhận cùng ký. Biên bản được lập thành 02 bản, 01 bản lưu giữ tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, 01 bản lưu giữ tại cơ quan tham mưu xác minh vụ việc khiếu nại.
Người được giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại có trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại; tập hợp những thông tin, tài liệu, bằng chứng, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại, kết quả xác minh, kết luận, kiến nghị, quyết định giải quyết khiếu nại.