Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan được giao nhiệm vụ xác minh
1. Trách nhiệm của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại và cơ quan tham mưu được giao nhiệm vụ kiểm tra, xác minh
Người giải quyết khiếu nại hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao nhiệm vụ xác minh ban hành Quyết định thành lập Tổ hoặc Đoàn xác minh nội dung đơn khiếu nại và phê duyệt kế hoạch kiểm tra, xác minh.
Quyết định thành lập Tổ hoặc Đoàn xác minh thực hiện theo Mẫu số 05 kèm theo Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.
2. Việc công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại
Trong trường hợp cần thiết, người giải quyết khiếu nại hoặc người có trách nhiệm xác minh thực hiện việc công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại tại cơ quan, tổ chức, đơn vị của người bị khiếu nại hoặc tại trụ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị nơi phát sinh khiếu nại.
Thành phần tham dự buổi công bố gồm: người giải quyết khiếu nại hoặc người có trách nhiệm xác minh, người khiếu nại, người bị khiếu nại hoặc người đại diện của người khiếu nại, của người bị khiếu nại và cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan.
Việc công bố quyết định xác minh nội dung khiếu nại được lập thành biên bản có chữ ký của người giải quyết khiếu nại hoặc người có trách nhiệm xác minh, người khiếu nại, người bị khiếu nại hoặc người đại diện của người khiếu nại, của người bị khiếu nại.
Biên bản được lập thành ít nhất ba bản, giao một bản cho người khiếu nại, một bản cho người bị khiếu nại và một bản lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại.
3. Trách nhiệm của Tổ hoặc Đoàn xác minh
a) Xây dựng Đề cương, Kế hoạch kiểm tra, xác minh cụ thể đảm bảo đúng trình tự, thời gian, nội dung theo quy định.
Đề cương, Kế hoạch kiểm tra, xác minh thực hiện theo Mẫu số 02 kèm theo Quy định này.
b) Tiến hành kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại theo kế hoạch được duyệt.
c) Trong quá trình kiểm tra, xác minh, Tổ hoặc Đoàn xác minh phải tiến hành làm việc cụ thể với:
- Người khiếu nại;
- Người bị khiếu nại;
- Người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại;
- Chính quyền địa phương hoặc cơ quan nơi phát sinh khiếu nại;
- Người có quyền lợi, nghĩa vụ và các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan (nếu có).
d) Nội dung kiểm tra, xác minh vụ việc khiếu nại:
- Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, chứng cứ;
- Kiểm tra, chụp ảnh hoặc ghi hình hiện trạng để đối chiếu chứng cứ (nếu có);
- Khi cần thiết phải tiến hành xác minh thực tế để thu thập, kiểm tra, xác định tính chính xác, hợp pháp, đầy đủ các thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung vụ việc khiếu nại;
- Thực hiện trưng cầu giám định khi xét thấy cần thiết, thực hiện theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP;
- Nội dung xác minh phải được lập thành biên bản và phải có chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên liên quan; biên bản làm việc phải được lưu vào hồ sơ vụ việc.
Biên bản và các văn bản liên quan nội dung kiểm tra, xác minh, cung cấp và giao nhận thông tin, tài liệu bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại, trưng cầu giám định thực hiện theo Mẫu số 06, Mẫu số 07, Mẫu số 08, Mẫu số 09, Mẫu số 10 kèm theo Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.
đ) Tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại
- Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục thì người giải quyết khiếu nại ra quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại. Thời hạn tạm đình chỉ không vượt quá thời gian còn lại của thời hạn giải quyết khiếu nại. Quyết định tạm đình chỉ thực hiện theo Mẫu số 11 kèm theo Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.
- Khi xét thấy lý do của việc tạm đình chỉ không còn thì người giải quyết khiếu nại phải ra quyết định hủy bỏ ngay quyết định tạm đình chỉ. Quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ thực hiện theo Mẫu số 12 kèm theo Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.
e) Kết thúc quá trình xác minh, Tổ hoặc Đoàn xác minh phải có báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh. Trường hợp vụ việc khiếu nại có tình tiết, tính chất phức tạp, căn cứ để kết luận vụ việc không bảo đảm thì cần tổ chức lấy ý kiến rộng rãi của các cơ quan chức năng và tranh thủ ý kiến tư vấn của cơ quan Thanh tra, cơ quan chủ quản cấp trên.
4. Quy trình báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh của cơ quan tham mưu
Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP.
5. Các cơ quan tham mưu thực hiện nghiêm việc báo cáo kết quả xác minh theo thời hạn quy định tại quyết định giao nhiệm vụ xác minh nhằm đảm bảo việc khiếu nại của công dân được giải quyết theo đúng thời hạn quy định.