Điều 7. Quy trình tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
1. Tất cả cá nhân, tổ chức có quyền phản ánh, kiến nghị với Sở Tư pháp về quy định hành chính, thủ tục hành chính và việc thực hiện thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Tư pháp có trách nhiệm tuân thủ đúng quy trình tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức theo quy định tại Điều 9, Nghị định số 20/2008/NĐ-CP và hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 4 của Quy định này.
3. Quy trình tiếp nhận phản ánh, kiến nghị được thực hiện cụ thể như sau:
a) Đối với hình thức trực tiếp phản ánh, kiến nghị:
- Cá nhân, tổ chức trực tiếp đến Sở Tư pháp để phản ánh, kiến nghị sẽ làm việc với phòng chuyên môn của Sở.
- Phòng chuyên môn có trách nhiệm trao đổi cụ thể với cá nhân, tổ chức về các phản ánh, kiến nghị; tiếp nhận đầy đủ nội dung và ghi vào Sổ theo dõi; hỗ trợ và hướng dẫn soạn thảo phản ánh, kiến nghị bằng văn bản.
Trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có thể mời thêm đại diện các cơ quan, đơn vị liên quan khác cùng tham gia làm việc để đề nghị cá nhân, tổ chức làm rõ hơn những nội dung được phản ánh, kiến nghị.
b) Đối với hình thức phản ánh, kiến nghị bằng văn bản (bao gồm: văn bản gửi theo đường dịch vụ bưu chính; văn bản gửi qua thư điện tử công vụ, trang thông tin điện tử của đơn vị; thông tin tiếp nhận từ các nguồn: báo chí, hội thảo, hội nghị...):
- Cá nhân, tổ chức trực tiếp gửi văn bản phản ánh, kiến nghị đến Sở Tư pháp.
- Cán bộ tiếp nhận phải ghi rõ nguồn thông tin (trong đó, nêu rõ nội dung phản ánh, kiến nghị và thông tin về người phản ánh, kiến nghị) để tham mưu xử lý cho phù hợp.
- Văn bản phản ánh, kiến nghị sẽ được Giám đốc Sở Tư pháp trực tiếp xem xét, chỉ đạo chuyển cho phòng chuyên môn phụ trách xử lý theo quy định.
c) Đối với hình thức phản ánh, kiến nghị qua điện thoại:
- Sở Tư pháp phân công công chức trực thường xuyên đường dây điện thoại công khai để tiếp nhận trực tiếp các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức.
- Công chức tiếp nhận có trách nhiệm trao đổi cụ thể để làm rõ thêm những nội dung có liên quan (nếu cần thiết); ghi chép lại trung thực và đầy đủ nội dung thông tin phản ánh, kiến nghị và cập nhật vào Sổ theo dõi.
- Khuyến khích cá nhân, tổ chức xác nhận lại nội dung đã phản ánh, kiến nghị bằng văn bản và gửi về Sở Tư pháp.
Việc liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị trong quá trình tiếp nhận chỉ sử dụng số điện thoại chuyên dùng đã được công bố, công khai.
d) Đối với phản ánh, kiến nghị thông qua hình thức Phiếu lấy ý kiến:
- Cơ quan hành chính nhà nước gửi văn bản lấy ý kiến thống nhất về nội dung phương thức thực hiện gửi Phiếu lấy ý kiến với Sở Tư pháp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Sau khi có ý kiến thống nhất của Sở Tư pháp, cơ quan hành chính nhà nước triển khai thực hiện gửi Phiếu lấy ý kiến.
Các cơ quan liên quan nhận được Phiếu lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời theo đúng yêu cầu và thời hạn của cơ quan gửi.
- Cơ quan hành chính nhà nước tổng hợp, báo cáo kết quả với Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi về Sở Tư pháp để phối hợp.
4. Thời gian thực hiện quy trình kể từ ngày tiếp nhận phản ánh, kiến nghị:
a) Thời gian thực hiện các nội dung công việc nêu các Điểm a, b, c Khoản 3 Điều này không quá 01 (một) ngày làm việc.
b) Sở Tư pháp phân loại các phản ánh, kiến nghị và chuyển đến sở, ban, ngành của tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã có liên quan để xử lý và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trong thời hạn không quá 05 (năm) ngày làm việc.
5. Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị về quy định, thủ tục hành chính theo đúng Quy định này;
b) Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị do Sở Tư pháp chuyển đến và trả lời kết quả trong thời hạn quy định tại Điều 9 của Quy định này kể từ ngày tiếp nhận. Kết quả xử lý phải được đồng thời gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh.