Điều 180. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận hồ sơ
Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:
a) Xem xét yêu cầu, hồ sơ của tổ chức, cá nhân; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ;
b) Tiếp nhận hồ sơ hợp lệ của công dân, tổ chức; in phiếu hướng dẫn (trường hợp cần hướng dẫn) hoặc giấy biên nhận hồ sơ (trừ trường hợp các hồ sơ giải quyết ngay); cập nhận thông tin hồ sơ vào sổ theo dõi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ;
Trường hợp đã được trang bị phần mềm thì sử dụng phần mềm để thực hiện các thao tác nêu trên.
c) Luân chuyển hồ sơ cho công chức chuyên môn thuộc lĩnh vực có liên quan vào các mốc thời gian trong buổi làm việc như sau: 9 giờ, 11 giờ, 15 giờ và 17 giờ (trường hợp cần phải luân chuyển hồ sơ);
d) Trả kết quả cho công dân, tổ chức sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ công chức chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền;
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, công chức, viên chức bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.
đ) Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, Trưởng bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ và báo cáo Chủ tịch UBND quận, huyện.
2. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Phòng chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:
a) Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển;
b) Xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành; cập nhật tình hình giải quyết hồ sơ vào sổ theo dõi (hoặc phần mềm).
Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng chuyên môn khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.
Đối với hồ sơ liên thông, sau khi xử lý, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng có trách nhiệm xử lý hồ sơ.
Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.
Trường hợp phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
c) Chuyển trả kết quả cho bộ phận tiếp nhận;
d) Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, thống kê tình hình xử lý hồ sơ thuộc lĩnh vực được phân công giải quyết; báo cáo Chủ tịch UBND quận, huyện.
3. Đối với các phòng chuyên môn được quy định trực tiếp tiếp nhận hồ sơ phải tổ chức quy trình tiếp nhận, chuyển, xử lý và trả kết quả giải quyết hồ sơ, sử dụng biểu mẫu, tổ chức sổ sách theo dõi hồ sơ… tương tự như Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng UBND quận, huyện và đúng theo Quy định này.