Điều 6. Trình tự tổ chức đối thoại
1. Chuẩn bị đối thoại:
a) Hồ sơ phải được cán bộ thụ lý xác minh xong, chứng cứ đã thu thập đầy đủ. Cán bộ thụ lý dự thảo báo cáo nội dung sự việc, kết quả xác minh và nhận xét đề xuất giải quyết; chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm sự việc.
b) Tùy theo tính chất vụ việc, người chủ trì đối thoại có thể họp trước với các cơ quan hữu quan tham dự đối thoại để thống nhất các câu hỏi, dự kiến hướng giải quyết.
2. Người chủ trì đối thoại:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ủy quyền cho Thủ trưởng cơ quan tham mưu giải quyết khiếu nại chủ trì đối thoại đối với các vụ việc bình thường;
b) Đối với các vụ việc đặc biệt phức tạp, kéo dài thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận trực tiếp chủ trì đối thoại hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân trực tiếp chủ trì đối thoại;
c) Việc ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản, do người ủy quyền ký hoặc thông qua quy chế phân công của Ủy ban nhân dân quận.
3. Người giải quyết tranh chấp, khiếu nại hoặc người được ủy quyền gặp gỡ đối thoại có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với người tranh chấp, khiếu nại, người bị tranh chấp, khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan, đại diện tổ chức chính trị - xã hội (có liên quan trong quá trình giải quyết tranh chấp, khiếu nại) biết thời gian, địa điểm, nội dung việc gặp gỡ, đối thoại; người được thông báo có trách nhiệm đến đúng thời gian, địa điểm và thành phần như trong thông báo.
4. Thành phần tham dự đối thoại gồm:
a) Người giải quyết tranh chấp, khiếu nại hoặc người được ủy quyền chủ trì đối thoại;
b) Cơ quan thụ lý giải quyết đơn tranh chấp, khiếu nại; các tổ chức, cơ quan khác có liên quan;
c) Người tranh chấp, khiếu nại; người bị tranh chấp, khiếu nại; người có quyền và nghĩa vụ liên quan;
d) Người đại diện theo ủy quyền tranh chấp, khiếu nại (nếu có);
đ) Luật sư (nếu có);
e) Đại diện Ủy ban nhân dân phường nơi xảy ra tranh chấp, khiếu nại;
5. Địa điểm đối thoại: việc tổ chức đối thoại có thể tổ chức tại Ủy ban nhân dân quận hoặc tại cơ quan của người chủ trì đối thoại hoặc tại Ủy ban nhân dân phường nơi có khiếu nại (trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 26 của Quy định này).
6. Tiến hành đối thoại:
a) Người chủ trì đối thoại kiểm tra thành phần tham dự đối thoại, tư cách tham dự của người khiếu nại, nguời bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan. Trường hợp thành phần đối thoại không dự đủ theo thư mời thì việc có tiến hành đối thoại hay không do người chủ trì quyết định.
b) Người chủ trì đối thoại nêu lý do đối thoại, công bố nội quy đối thoại, bảo đảm cuộc đối thoại có trật tự, hiệu quả. Cán bộ thụ lý công bố dự thảo báo cáo về nội dung sự việc, kết quả xác minh cho những người tham dự đối thoại biết.
c) Người tranh chấp, khiếu nại; người bị tranh chấp, khiếu nại; người có quyền và nghĩa vụ liên quan, luật sư (nếu có) lần lượt có ý kiến về nội dung sự việc, kết quả xác minh do người chủ trì đối thoại công bố; trình bày tóm tắt nội dung sự việc, nguyện vọng và cung cấp các chứng cứ pháp lý; trả lời các câu hỏi do người chủ trì đối thoại, cán bộ thụ lý hồ sơ, các cơ quan nhà nước có liên quan đặt ra trong quá trình đối thoại;
d) Ủy ban nhân dân phường nơi xảy ra khiếu nại có ý kiến về nội dung sự việc, kết quả xác minh.
7. Chuẩn bị kết thúc đối thoại:
Sau khi nghe những người tham dự đối thoại trình bày ý kiến, người chủ trì đối thoại đánh giá các chứng cứ do các bên cung cấp; đối chiếu với hồ sơ xác minh; phân tích đúng, sai của các bên khiếu nại; căn cứ các quy định của pháp luật để đề ra hướng giải quyết (nếu đã có đầy đủ cơ sở pháp lý) hoặc yêu cầu tiếp tục thẩm tra, xác minh bổ sung các nội dung, chứng cứ chưa được xác minh; thời hạn xác minh, bổ sung là 20 ngày, đối với vụ việc phức tạp là 30 ngày.
Cơ quan tham mưu giải quyết khiếu nại chịu trách nhiệm công bố nội dung xác minh và chứng cứ đã được thu thập; người có thẩm quyền quyết định giải quyết khiếu nại có trách nhiệm công bố quyết định giải quyết khiếu nại.
8. Lập biên bản đối thoại:
Việc đối thoại phải lập biên bản. Biên bản đối thoại phải thể hiện đầy đủ ý kiến của các bên, luật sư (nếu có) và đại diện các cơ quan hữu quan, ghi nhận các chứng cứ do các bên cung cấp, ý kiến kết luận của người chủ trì đối thoại. Biên bản đối thoại phải có chữ ký của những người tham dự đối thoại, có đóng dấu xác nhận cơ quan chủ trì đối thoại (nếu địa điểm tổ chức tại cơ quan đó) hoặc đóng dấu xác nhận của Ủy ban nhân dân phường nơi xảy ra khiếu nại (nếu địa điểm tổ chức tại Ủy ban nhân dân phường). Biên bản đối thoại là căn cứ để giải quyết khiếu nại, phải được đưa vào hồ sơ vụ việc và phải gửi cho từng thành viên tham gia đối thoại.