Điều 5. Xây dựng và trình duyệt Chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm
1. Đầu quý IV hàng năm, các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng Chương trình hoạt động đối ngoại năm sau gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Hồ sơ chương trình hoạt động đối ngoại bao gồm: Báo cáo kết quả thực hiện Chương trình hoạt động đối ngoại trong năm (nội dung báo cáo theo quy định tại Điều 2 Quy chế này); Chương trình hoạt động đối ngoại năm sau (bao gồm cả dự trù kinh phí thực hiện: số tiền, nguồn kinh phí); Bảng tổng hợp kế hoạch đoàn ra, Bảng tổng hợp kế hoạch đoàn vào (theo mẫu số 1, mẫu số 2 đính kèm).
3. Thời gian gửi hồ sơ Chương trình hoạt động đối ngoại.
Trước ngày 01 tháng 11 hàng năm, các cơ quan, đơn vị gửi chương trình hoạt động đối ngoại năm sau đến Sở Ngoại vụ. Sở Ngoại vụ tổng hợp trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
4. Đối với các vấn đề phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thống nhất ý kiến, tham khảo ý kiến cơ quan Trung ương (nếu cần) trước khi đưa vào Chương trình hoạt động đối ngoại.
5. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên rà soát việc thực hiện Chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm đã được phê duyệt; khi cần bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi hoặc hủy bỏ các hoạt động trong Chương trình, các cơ quan, đơn vị thống nhất ý kiến với Sở Ngoại vụ và có văn bản trình UBND tỉnh (theo mẫu số 3 đính kèm) phê duyệt trước khi thực hiện ít nhất 15 ngày làm việc.