Điều 7. Khảo sát, thu thập thông tin về chủ đề kiểm toán
1. Thu thập thông tin
1.1. Mục đích
Thu thập thông tin nhằm tăng cường hiểu biết của kiểm toán viên nhà nước về chủ đề kiểm toán làm cơ sở xây dựng kế hoạch khảo sát.
1.2. Hướng dẫn thực hiện
a) Xác định thông tin cần thu thập
(i) Những thông tin cần thu thập về chương trình, hoạt động của chủ đề kiểm toán
- Quyết định phê duyệt chương trình, hoạt động, các văn bản về chủ trương, đường lối, chính sách điều hành chương trình, hoạt động,... (nêu rõ số, ngày và cấp quyết định của văn bản)...
- Mục tiêu của chương trình, hoạt động; đối tượng được hưởng lợi.
- Nội dung của chương trình, hoạt động.
- Thời gian thực hiện, phạm vi triển khai chương trình, hoạt động.
- Tổng mức đầu tư/tổng kinh phí thực hiện của chương trình, hoạt động (nếu có); tổng nguồn vốn đầu tư cho chương trình, hoạt động (trong đó: ngân sách trung ương, ngân sách địa phương, viện trợ quốc tế, vốn do dân đóng góp, vốn tín dụng, ...); đề án được duyệt của chương trình, hoạt động (Trung ương, địa phương).
- Cơ chế quản lý tài chính chương trình, hoạt động: Lập và phân bổ kế hoạch vốn; cơ chế cấp phát, thanh toán vốn; quản lý chi tiêu (nêu rõ đối với từng loại: Chi sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản); quyết toán vốn (nêu nhiệm vụ của từng cấp: cơ quan Trung ương, địa phương).
- Kết quả thực hiện mục tiêu của chương trình, hoạt động theo thành phần và tổng thể.
- Tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán liên quan đến hoạt động thời kỳ sẽ kiểm toán, kết quả thực hiện các kết luận, kiến nghị thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
- Một số thuận lợi, khó khăn chủ yếu khi thực hiện chương trình, hoạt động.
(ii) Những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Môi trường kiểm soát nội bộ: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý chương trình, hoạt động (Trung ương, địa phương) và cơ quan chủ trì thực hiện chương trình, hoạt động (khái quát chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận); hình thức quản lý thực hiện; chính sách, quy chế quản lý nội bộ của đơn vị về giám sát thực hiện, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính - kế toán, nhân sự...
- Hoạt động kiểm soát và các thủ tục kiểm soát: Việc thực hiện các quy chế quản lý trong các khâu lập và trình duyệt kế hoạch, giám sát thực hiện, nghiệm thu, thanh quyết toán.
- Công tác kế toán tại các đơn vị thực hiện chương trình, hoạt động: Chính sách kế toán áp dụng; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hạch toán kế toán: hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán; (nêu rõ tại cơ quan quản lý tổng hợp, chủ trì thực hiện và các đơn vị tham gia thực hiện chương trình, hoạt động).
- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác liên quan tới việc chuẩn bị, tổ chức, điều hành, quản lý, thực hiện chương trình, hoạt động; các văn bản cam kết tài trợ, hỗ trợ của các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp về kinh phí hỗ trợ thực hiện chương trình, hoạt động.
- Kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ: Tình hình kiểm toán, thanh tra và kiểm tra nội bộ.
- Công tác giám sát, kiểm tra thực hiện chương trình, hoạt động của các cấp từ khâu lập, phê duyệt, tổ chức thực hiện và quyết toán kinh phí.
(iii) Các hoạt động chính của chương trình, hoạt động
(iv) Các bên có liên quan đến chủ đề kiểm toán
(v) Các rủi ro trong quá trình quản lý, thực hiện chương trình, hoạt động
(vi) Các nguồn lực để quản lý, thực hiện chương trình, hoạt động
b) Xác định nguồn thu thập thông tin
(i) Thông tin từ đơn vị quản lý và đơn vị thực hiện chương trình, hoạt động
- Thu thập tài liệu, hồ sơ liên quan đến chương trình, hoạt động: Quyết định phê duyệt chương trình, hoạt động, các quyết định phê duyệt kế hoạch thực hiện của cấp có thẩm quyền (Trung ương, địa phương); quyết định về tổ chức bộ máy quản lý thực hiện chương trình, hoạt động; các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc tổ chức thực hiện chương trình, hoạt động; hiệp định vay vốn và những quy định, hướng dẫn của nhà tài trợ liên quan đến quản lý, sử dụng vốn vay (nếu có); các văn bản trao đổi giữa các bên tham gia quản lý, thực hiện chương trình, hoạt động; báo cáo quyết toán tài chính; báo cáo tình hình thực hiện, tình hình thanh toán, tạm ứng, các báo cáo kế toán, thống kê theo quy định của Nhà nước; báo cáo sơ kết tổng kết, những thông tin, những chỉ tiêu có liên quan đến đối tượng hưởng lợi từ chương trình/hoạt động; báo cáo giám sát việc thực hiện chương trình, hoạt động; các báo cáo thanh tra, kiểm tra, kiểm toán (nếu có).
- Các báo cáo bằng văn bản của đơn vị hoặc phỏng vấn trực tiếp cơ quan quản lý chương trình, hoạt động các nội dung cần thu thập.
(ii) Thông tin từ bên ngoài đơn vị thực hiện chương trình, hoạt động
- Cơ quan cấp trên.
- Cơ quan cấp phát vốn; cơ quan kiểm soát, thanh, quyết toán vốn.
- Cơ quan đã, đang tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
- Các phương tiện thông tin đại chúng.
- Các đơn vị khác (nếu có).
(iii) Nguồn thông tin khác
Kiểm toán viên nhà nước có thể thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu, như: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn và hàng năm; dự toán ngân sách nhà nước hàng năm; báo cáo tiến độ các chương trình, dự án; báo cáo của các cơ quan Chính phủ, địa phương hàng năm; các báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị trước đây; các phiên thảo luận và chất vấn của Quốc hội; các nội dung được đăng tải trên các phương tiện thông tin truyền thông…
c) Xác định phương pháp thu thập thông tin
- Đánh giá tài liệu của các lần kiểm toán trước.
- Thu thập và đánh giá tài liệu từ các nguồn khác nhau.
- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp, sử dụng bảng hỏi.
- Quan sát, thực nghiệm.
2. Khảo sát
2.1. Mục đích
Củng cố thông tin và tăng cường hiểu biết ở mức độ chi tiết về chủ đề kiểm toán trên cơ sở trao đổi thông tin trực tiếp với đơn vị được khảo sát; xác định cụ thể mục tiêu, nội dung, phạm vi và phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp.
2.2. Hướng dẫn thực hiện
a) Lập, phê duyệt và gửi đề cương khảo sát
- Lập đề cương về những nội dung thông tin cần thu thập; thời gian làm việc với từng đơn vị về các nội dung thu thập thông tin (lịch làm việc cụ thể, ngày, giờ).
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán phê duyệt Đề cương khảo sát, công văn gửi các đơn vị có liên quan về chương trình khảo sát thu thập thông tin (kèm theo đề cương nội thông tin cần thu thập, đề cương về thời gian làm việc).
(Đề cương khảo sát thu thập thông tin - Mẫu số 01/HSKT-KTHĐ kèm theo).
b) Thực hiện khảo sát
- Tiến hành khảo sát thực tế tại các đơn vị cần thu thập thông tin theo nội dung, thời gian, địa điểm theo đề cương khảo sát.
- Đề nghị cung cấp các tài liệu bằng văn bản về các thông tin theo đề cương khảo sát.
- Phỏng vấn, trao đổi thêm với lãnh đạo đơn vị, cán bộ phụ trách về những thông tin chưa rõ ràng.
c) Lập hồ sơ khảo sát
- Lập danh mục các hồ sơ, tài liệu thu thập được qua quá trình khảo sát theo từng nội dung cụ thể.
- Rà soát, đánh giá những tài liệu thu thập được để có đề nghị cung cấp bổ sung (nếu cần thiết).
d) Tổng hợp kết quả khảo sát
(i) Tổng hợp, đánh giá các thông tin thu thập được quá quá trình khảo sát để củng cố thông tin và tăng cường hiểu biết ở mức độ chi tiết về chủ đề kiểm toán.
(ii) Đưa ra các đánh giá khái quát về kết quả thực hiện chương trình/hoạt động, về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đánh giá khái quát tình hình thực hiện chương trình, hoạt động:
+ Tình hình, đặc điểm của chương trình, hoạt động từ khi bắt đầu thực hiện đến thời điểm kiểm toán: Việc chấp hành trình tự, thủ tục thực hiện chương trình, hoạt động; những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện; nguyên nhân khách quan, chủ quan của những khó khăn, thuận lợi có liên quan đến chương trình, hoạt động.
+ Tình hình thanh, quyết toán vốn chương trình, hoạt động.
+ Hiệu quả kinh tế, xã hội, kết quả thực hiện mục tiêu của chương trình, hoạt động.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để làm cơ sở xác định rủi ro kiểm soát, bao gồm các nội dung sau:
+ Việc phân công, phân cấp chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị quản lý, thực hiện chương trình, hoạt động: sự rõ ràng, hợp lý, thuận lợi cho quá trình thực hiện.
+ Các nhân tố ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động của đơn vị, như: Các biến động về kinh tế, chính sách, quy chế của đơn vị, sự thay đổi về nhân sự, mức độ phức tạp của công việc…
+ Tổ chức công tác kế toán.
+ Tính hiệu lực, hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.