Điều 31. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử)
1. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
a) Tiến hành lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn của Chi cục Văn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Trình người đứng đầu cơ quan phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành hai bản: Một bản gửi cho Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), một bản Lưu trữ cơ quan giữ.
d) Tổ chức giao nộp sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Giao nộp tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được duyệt.
- Giao nộp các tài liệu kèm theo khối tài liệu nộp lưu như: Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu...
- Giao nộp công cụ tra cứu khác kèm theo khối tài liệu nộp lưu (nếu có).
- Giao nộp các phương tiện (hộp/cặp) bảo quản khối tài liệu nộp lưu.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ cơ quan và Sở Nội vụ giữ mỗi loại một bản.