Điều 27. Chỉnh lý tài liệu
1. Trách nhiệm của cơ quan đối với việc chỉnh lý tài liệu
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc. Không được phân tán phông lưu trữ.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Công chức, viên chức lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phân loại, tổ chức chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.
3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau đây:
a) Tài liệu được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
4. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.