Điều 9. Gửi tin, tài liệu mật đi và nhận tin, tài liệu mật đến
1. Gửi tin, tài liệu mật đi:
a. Vào sổ: Trước khi gửi tin, tài liệu mật đi phải vào sổ “Sổ đăng ký văn bản mật đi” để theo dõi. “Sổ đăng ký văn bản mật đi” phải ghi đầy đủ các cột mục: Số ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, mức độ mật, độ khẩn, người ký, nơi nhận, ghi chú. Đối với tài liệu “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người ký duyệt văn bản đồng ý.
b. Làm bì: Tin, tài liệu mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, keo dán phải dính, khó bóc.
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Mật”, “Tối mật” gửi bằng 01 lớp phong bì. Ngoài bì đóng dấu chữ “C” đối với tài liệu có độ Mật, đóng dấu chữ “B” đối với tài liệu có độ Tối mật.
- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng 02 lớp phong bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ “A”.
2. Nhận tin, tài liệu mật đến:
a. Tất cả các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến cơ quan, đơn vị, địa phương đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư để vào “Sổ đăng ký văn bản mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
b. Đối với văn bản có độ Mật, Tối mật: văn thư bóc bì và đề xuất xử lý theo quy trình. Đối với văn bản độ Tuyệt Mật hoặc “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, Văn thư không bóc bì, vào sổ và chuyển trực tiếp cho người có thẩm quyền hoặc người có tên xử lý.
Sau khi có ý kiến xử lý văn bản của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo chỉ đạo của người có thẩm quyền.
Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở hoặc tráo đổi, mất, hư hỏng thì phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
3. Lập sổ quản lý tin, tài liệu mật đi và tin, tài liệu mật đến:
Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải lập sổ “Sổ đăng ký văn bản mật đi”, “Sổ đăng ký văn bản mật đến” và “Sổ giao nhận văn bản mật”. Việc lập sổ thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư lưu trữ (kèm theo Phụ lục II, III, IV).
4. Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.