Điều 15. Tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
1. Việc tiêu hủy các tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do Giám đốc sở (hoặc tương đương) quyết định. Đối với mật mã thực hiện theo quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ.
2. Tiêu hủy tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong các trường hợp sau:
a. Theo đề nghị của cơ quan ban hành tài liệu gốc;
b. Tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc không cần lưu trữ theo đề nghị của người phụ trách công tác bảo vệ bí mật nhà nước của đơn vị khi có quyết định thanh lý, tiêu hủy của người có thẩm quyền.
3. Trình tự tiêu hủy tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy định sau:
a. Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Đơn vị trực tiếp quản lý thành lập Hội đồng tiêu hủy do Giám đốc sở (hoặc tương đương) là Chủ tịch; đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước: bộ phận hành chính (hoặc văn phòng), bộ phận trực tiếp lưu giữ tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, cán bộ trực tiếp lưu giữ tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và những người khác do Chủ tịch Hội đồng quyết định.
b. Nhiệm vụ của Hội đồng:
- Lập biên bản tiêu hủy, thống kê đầy đủ danh mục từng loại tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cần tiêu hủy, trong đó ghi rõ số công văn, cơ quan ban hành, số bản, trích yếu tin, tài liệu, phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy. Biên bản phải có chữ ký của tất cả các thành viên Hội đồng.
- Tổ chức tiêu hủy tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải đảm bảo yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước.
- Tiêu hủy tài liệu phải đốt, xén, nghiền nhỏ tới mức không thể phục hồi được. Tiêu hủy vật mang bí mật nhà nước phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng và tính năng, tác dụng để không khai thác, sử dụng được.
4. Trong trường hợp đặc biệt không có đủ điều kiện tổ chức tiêu hủy theo quy định trên, nếu không tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của Nhà nước thì người đang quản lý tin, tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với thủ trưởng phụ trách trực tiếp và cơ quan Công an cùng cấp. Nếu việc tự tiêu hủy không có lý do chính đáng thì người tự tiêu hủy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.