Điều 7. Đăng ký và chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ văn bản đi và làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo:
a) Văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ký ban hành do phòng, ban, đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm nhân bản đúng số lượng cần thiết, bộ phận văn thư Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm đóng dấu Ủy ban nhân dân quận và phát hành đến đúng đối tượng tại yếu tố nơi nhận.
b) Văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng, ban chuyên môn ký ban hành do văn thư phòng, ban chịu trách nhiệm phát hành. Trưởng các phòng, ban ký văn bản với hình thức “Trưởng phòng” chỉ có giá trị lưu hành trong nội bộ quận; khi Trưởng các phòng, ban ký văn bản gửi các sở, ngành thành phố phải dùng danh nghĩa Ủy ban nhân dân quận với hình thức “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Việc chuyển văn bản đi qua mạng phải theo đúng quy định về thời gian, nội dung của Ủy ban nhân dân thành phố và đảm bảo tính bảo mật thông tin.