Điều 6. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
1. Các văn bản trước khi phát hành phải được kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và Văn bản số 4897/VP-HC ngày 12 tháng 9 năm 2006 của Văn phòng HĐND-UBND thành phố về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Phân công kiểm tra như sau:
- Văn thư các phòng, ban, đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản do Trưởng phòng ký trực tiếp hoặc ký dưới hình thức “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận”.
- Văn phòng HĐND-UBND quận có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký và thủ tục ban hành văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ký ban hành; văn bản có hình thức ký “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” của Trưởng các phòng chuyên môn được ủy quyền.
- Thời gian kiểm tra và trình ký không quá 01 ngày làm việc.
2. Bộ phận văn thư Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm đóng dấu Ủy ban nhân dân và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có). Việc đóng dấu văn bản được quy định như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các phụ lục kèm theo được đóng dấu treo trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. Trường hợp có nhiều biểu (phụ lục) thì đóng dấu giáp lai cho các biểu phụ lục.
- Việc đóng dấu văn bản đi chỉ được tập trung đóng dấu đầy đủ, một lần sau khi nhân bản, làm thủ tục phát hành.
- Đối với các văn bản Trưởng các phòng, ban ký dưới hình thức “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” chỉ được đóng dấu Ủy ban nhân dân quận khi đúng với thẩm quyền ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.