Điều 4. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
1. Phòng, ban, đơn vị, cá nhân được phân công có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn luật định, quy định của cấp trên hoặc theo ý kiến phê duyệt của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận trên văn bản; trừ trường hợp văn bản có đóng dấu mức độ khẩn phải giải quyết ngay theo quy định.
2. Đối với các văn bản có nội dung không quy định thời hạn hoặc không được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ghi rõ thời hạn giải quyết thì tùy thuộc vào tính chất và đặc điểm của từng loại vấn đề, thời gian xử lý được phân định như sau:
a) Các vấn đề thông thường không quá 03 ngày làm việc.
b) Các trường hợp phức tạp, có liên quan đến đơn vị khác cần trao đổi, thẩm tra không quá 05 ngày làm việc.
Thời gian phân định giải quyết được tính từ ngày, giờ cá nhân, đơn vị nhận được văn bản chuyển giao đến hết ngày ban hành văn bản giải quyết; thời điểm giao nhận văn bản phải thể hiện trong sổ phát hành văn bản.
3. Kết quả giải quyết văn bản đến phải được thể hiện bằng văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ban hành hoặc do Trưởng các phòng, ban chuyên môn ban hành theo Quy chế “Thừa ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận”.
Trường hợp gặp khó khăn trong quá trình giải quyết, Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được phân công giải quyết phải báo cáo ngay với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc người có bút phê chỉ đạo thực hiện để kịp thời chỉ đạo thực hiện.
4. Bộ phận văn thư, Thủ trưởng các đơn vị liên quan có trách nhiệm theo dõi việc xử lý giải quyết các văn bản đến như sau:
a) Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND hàng ngày có trách nhiệm in biểu báo cáo thống kê các văn bản đến đã được chuyển giao giải quyết. Trường hợp đến thời điểm lập biểu báo cáo chưa nhận được kết quả giải quyết của đơn vị hoặc cá nhân được phân công, báo cáo Chánh Văn phòng HĐND-UBND cho ý kiến xử lý tiếp theo.
b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận việc giải quyết nội dung văn bản đến hoặc thuộc lĩnh vực phụ trách đã được phân công.