Điều 34. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả các công văn, tờ trình, đơn thư gửi đến UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải làm thủ tục vào sổ văn thư của Văn phòng UBND tỉnh (đóng dấu công văn đến hoặc lập phiếu trình giải quyết công việc, vào sổ văn thư...). Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch, lãnh đạo Văn phòng và cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh nhận trực tiếp hoặc nhận qua đường bưu điện, phải chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục vào sổ văn thư của Văn phòng UBND tỉnh. Việc phát, chuyển công văn, tờ trình, đơn thư phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền (trừ trường hợp đặc biệt quy định tại điểm 2 - Điều 4 và điểm 1 - Điều 5 của Quy chế này).
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức lập danh mục công văn, tờ trình theo vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các tờ trình, công văn của các sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương trình UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải nêu chính kiến, đề xuất cụ thể để UBND tỉnh xem xét, quyết định.
Văn bản trình phải do cấp trưởng (hoặc ủy quyền cho cấp phó) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền (và phải gửi kèm file dự thảo nội dung đối với các quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch…, qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh).
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến cụ thể bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có công văn lấy ý kiến (tối đa là 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản, hoặc theo thời gian quy định tại văn bản gửi lấy ý kiến) nhưng các cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.
4. Các công văn, tờ trình, trình giải quyết công việc phải là bản chính và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền xử lý. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND tỉnh, thủ tục gửi văn bản đến UBND thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.