Điều 31. Trách nhiệm của đơn vị chuẩn bị cuộc họp
1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản và phải gửi kèm với giấy mời họp. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 03 (ba) ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
Đối với các cuộc họp do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì, trong trường hợp đột xuất - Văn phòng UBND tỉnh mời các cơ quan và cá nhân có liên quan đến nội dung cuộc họp theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp phó của mình trực tiếp báo cáo.
3. Gửi Văn phòng UBND tỉnh các báo cáo và các nội dung liên quan trước 03 (ba) ngày làm việc để theo dõi.
4. Đối với các cuộc hội thảo, hội nghị có mời lãnh đạo UBND tỉnh, đơn vị chủ trì tổ chức hội thảo, hội nghị phải dự thảo bài phát biểu cho lãnh đạo UBND tỉnh gửi Văn phòng UBND tỉnh trước 05 (năm) ngày làm việc, Văn phòng UBND tỉnh chuẩn bị và gửi bài phát biểu cho lãnh đạo UBND tỉnh trước ngày diễn ra hội thảo, hội nghị là 03 (ba) ngày làm việc.