Điều 5. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ
1. Chỉ bàn giao hộ chiếu được cấp cho Giám đốc, Phó Giám đốc các sở, ban, ngành và tương đương thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền; việc bàn giao phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp mới thực hiện theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
2. Thông báo bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu cấp cho bị mất, bị hỏng thực hiện theo điểm đ, khoản 1, Điều 5 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
3. Chuyển cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh không còn diện được sử dụng hộ chiếu bao gồm người nghỉ hưu, thôi việc, ra khỏi biên chế, bị chết, mất tích thực hiện theo khoản 1, Điều 5 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
4. Định kỳ hàng năm (trước ngày 20 tháng 12) báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh việc quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.