Điều 20. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử
Hồ sơ điện tử được tạo lập phải đảm bảo yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ; bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ và bảo đảm an toàn trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong hệ thống sau khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc được quy định tại Quyết định số 2159/QĐ-UBND ngày 19/9/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ: 000.00.09.H62.2019.01.TH, là hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019 của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc. Trong đó: 000.00.09.H62 là mã định danh của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào hệ thống các trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
5. Việc cập nhật mã định danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.