Điều 18. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Tất cả văn bản điện tử đi, đến đã được ký số theo quy định của pháp luật, được gửi, nhận thông qua phần mềm quản lý văn bản phải có nội dung trùng khớp với văn bản giấy đã được ký đóng dấu ban hành của các cơ quan gửi văn bản. Trường hợp có quy định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu điện tử mà không cần lưu trữ văn bản giấy thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên phần mềm quản lý văn bản bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo. Phần mềm quản lý văn bản phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức: UBND các cấp và mỗi cơ quan, đơn vị có một mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức có 13 ký tự, chia thành bốn nhóm mã, các nhóm mã phân tách bởi dấu chấm:
Mã định danh của đơn vị cấp 1: UBND tỉnh Vĩnh Phúc.
Mã định danh của các đơn vị cấp 2: Gồm các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh.
Mã định danh của các đơn vị cấp 3: Gồm các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố.
Mã định danh của các đơn vị cấp 4: Gồm các đơn vị trực thuộc các đơn vị có mã định danh cấp 3.
(Việc thực hiện mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh thực hiện theo Quyết định số 2159/QĐ-UBND ngày 19/9/2018 của UBND tỉnh và các văn bản chỉnh sửa, bổ sung, thay thế nếu có).
b) Mã định danh văn bản:
- Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.
c) Số và ký hiệu văn bản.
d) Ngày, tháng, năm văn bản.
đ) Loại văn bản.
e) Trích yếu nội dung văn bản.
g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.
h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...).
i) Chức vụ, họ tên người ký.
k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc).
l) Bên gửi.
m) Bên nhận.
n) Thời gian gửi, nhận.
o) Thời hạn xử lý.
p) Lịch sử gửi, nhận văn bản.
q) Thông tin khác (nếu có).