Kinh phí tổ chức sưu tầm, khảo sát, thu thập, bảo quản, khai thác, khen thưởng, thu mua tài liệu quý, hiếm và tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh do ngân sách tỉnh cấp theo dự toán chi hàng năm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
Các nội dung chi cho công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm được thực hiện theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính theo quy định hiện hành.
Các cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán kinh phí sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm gửi cơ quan chủ quản cấp trên theo trình tự quy định.
Phân bổ dự toán: Kinh phí thực hiện sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh được phân bổ vào phần kinh phí không thực hiện tự chủ, kinh phí không thường xuyên của các cơ quan, đơn vị.
Quyết toán:
Đối với trường hợp chi thăm hỏi, tặng quà cho chủ sở hữu các tài liệu và người cung cấp thông tin, việc quyết toán được thực hiện trên cơ sở quyết định của cấp có thẩm quyền về danh sách thăm hỏi, tặng quà; xác nhận của người nhận tiền hoặc xác nhận của cán bộ trực tiếp làm công tác thăm hỏi, tặng quà; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xác nhận khoản chi và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của khoản chi thăm hỏi, tặng quà.
Các cơ quan, đơn vị được phân bổ và giao nhiệm vụ thực hiện sưu tầm tài liệu quý, hiếm phải thuyết minh rõ khối lượng công việc đã thực hiện, chưa thực hiện, lý do chưa thực hiện để tổng hợp trong báo cáo quyết toán hàng năm của cơ quan, đơn vị.
