Tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh sưu tầm được và tài liệu quý, hiếm do cơ quan, tổ chức và cá nhân ký gửi phải được lập hồ sơ theo dõi và bảo quản tập trung thống nhất tại kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Công tác phòng, chống cháy, nổ, phòng gian, bảo mật, duy trì theo chế độ nhiệt độ - độ ẩm trong kho và được theo dõi trực tiếp 24giờ/ngày.
Tài liệu mới tiếp nhận từ cá nhân, tổ chức, trong khi chờ Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm định và phân loại phải được bảo quản an toàn, hạn chế đến mức tối đa tình trạng xuống cấp, hủy hoại của tài liệu.
Tài liệu quý, hiếm được phát hiện trong nhân dân và tại các nơi thờ tự của cộng đồng dân cư, của họ tộc được thống kê, lập danh mục và lập hồ sơ theo dõi, quản lý. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ trì, phối hợp với Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã hướng dẫn, hỗ trợ cho tổ chức, cá nhân có tài liệu quý, hiếm trong việc bảo vệ, bảo quản, duy trì trạng thái, hoặc tôn tạo, phục chế tài liệu, chống nguy cơ hư hỏng, mất cắp; thỏa thuận sao chép, lập bản sao và bảo hiểm tài liệu.
