Điều 8. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT
1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp phải đăng ký với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước 02 (hai) ngày tính tới ngày tổ chức cuộc họp chính thức để bố trí, sắp xếp tránh trùng lặp. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn) cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo bằng điện thoại, fax,thư điện tử công vụ cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Khi nhận được đăng ký, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm xem xét, bố trí phòng họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
3. Trên cơ sở ý kiến đồng ý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm phát hành văn bản mời họp. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thông báo đến các huyện, thành phố để phối hợp, bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp".