Điều 14. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp
1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu cuộc họp đến các thành phần tham dự bằng văn bản (khuyến nghị sử dụng văn bản điện tử gửi qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh - VNPT Ioffice hoặc thư điện tử công vụ).
2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về kế hoạch tổ chức cuộc họp cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ít nhất 02 (hai)ngày trước khi tiến hành cuộc họp chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kiểm tra, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức cuộc họp và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các cuộc họp chính thức.
3. Trường hợp cần tổ chức cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai…) đơn vị chủ trì cuộc họp phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
4. Đảm bảo kinh phí cho công tác phục vụ cuộc họp trực tuyến do đơn vị mình chủ trì tổ chức hoặc chủ trì tham mưu tổ chức.