Điều 16. Các sở, ban, ngành
1. Tăng cường sử dụng hệ thống HNTHTT trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của các huyện, thành phố.
2. Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố trong việc đăng ký thời gian tổ chức cuộc họp.
3. Phải thông báo bằng văn bản tới Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.
5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,…) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua fax, email, điện thoại cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.