Điều 9. Quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và cập nhật thông tin vào phần mềm
Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định, có trách nhiệm cập nhật những biến động về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm Quản lý cán bộ, công chức, viện, cụ thể như sau:
1. Lập hồ sơ mới
a) Trong thời gian 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, tiếp nhận không qua thi tuyển, ký hợp đồng làm việc đối với viên chức, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm theo quy định.
b) Trong thời gian 10 (mười) ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng công chức, tiếp nhận không qua thi tuyển, ký hợp đồng làm việc đối với viên chức, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm điền thông tin phiếu dữ liệu và nộp cho bộ phận tổ chức của cơ quan, đơn vị.
2. Hồ sơ đã được cập nhật vào phần mềm
a) Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như hộ tịch, tình trạng hôn nhân... thì cá nhân có trách nhiệm kê khai theo định kỳ cùng với việc kê khai Phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin vào phần mềm. Khi hồ sơ cán bộ, công chức tuyển dụng mới đã được cập nhật vào phần mềm thì mới được cấp số hiệu và thẻ công chức;
b) Đối với thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật… cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật, bổ sung thông tin này cho cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềm, thời gian chậm nhất là 10 (mười) ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực.