Điều 16. Mối quan hệ và trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận một cửa và các cơ quan (phòng, ban), chuyên môn — Quyết định 02/2015/QĐ-UBND

a) Là đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; phối hợp với cơ quan (phòng, ban), công chức chuyên môn trong giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.

b) Tiếp nhận, viết phiếu hẹn, phiếu chuyển và chuyển hồ sơ đến cơ quan (phòng, ban), công chức chuyên môn nếu hồ sơ đúng, đầy đủ. Hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh nếu hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định; thông báo trả hồ sơ đối với các trường hợp không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, không hợp lệ; xin gia hạn thời gian giải quyết thủ tục hành chính nếu có phát sinh; hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết nếu yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết.

c) Nhận kết quả từ cơ quan (phòng, ban), công chức chuyên môn, vào Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ, cập nhật vào Phần mềm một cửa điện tử (nếu có), thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

d) Thông tin, tuyên truyền để tổ chức, cá nhân biết về hoạt động của cơ chế phối hợp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

d) Phối hợp với cơ quan (phòng, ban), công chức chuyên môn thông báo cho tổ chức, cá nhân nêu rõ lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết, hồ sơ giải quyết chậm.

e) Mở sổ góp ý, hòm thư góp ý, đường dây nóng, phiếu khảo sát ý kiến và tổ chức khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Nhà nước (tùy theo điều kiện thực tế, có thể khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân thường xuyên hoặc định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm).

a) Nhận hồ sơ từ Bộ phận một cửa, phân công công chức xử lý hồ sơ đảm bảo đúng các quy định của pháp luật.

b) Phối hợp với Bộ phận một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ cho tổ chức, cá nhân đảm bảo quy định của pháp luật.

c) Trường hợp phát hiện hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì chuyển trả lại cho Bộ phận một cửa và ghi rõ những nội dung cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, không liên hệ trực tiếp với tổ chức, cá nhân yêu cầu bổ sung hồ sơ. Bộ phận một cửa có trách nhiệm liên hệ với tổ chức, cá nhân để đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

d) Chủ trì soạn thảo văn bản trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký và chuyển Bộ phận một cửa để thông báo cho tổ chức, cá nhân biết lý do vì sao hồ sơ không thể giải quyết, hồ sơ giải quyết chậm.

e) Chuyển, trả kết quả cho Bộ phận một cửa đúng thời gian quy định.

g) Công chức khi thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, trả kết quả có trách nhiệm ghi chép đầy đủ thông tin vào Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ, Phần mềm một cửa điện tử (nếu có), phiếu chuyển giao hồ sơ, phiếu nhận và hẹn trả kết quả, các loại sổ lưu trữ, hồ sơ, tài liệu khác (nếu có).

a) Trưởng Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và trước pháp luật về hoạt động của Bộ phận một cửa, là đầu mối điều hành hoạt động phối hợp của Bộ phận một cửa với các phòng, ban.

b) Công chức làm việc tại Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và Trưởng Bộ phận một cửa về thực hiện nhiệm vụ được giao.

c) Đối với những nơi có điều kiện trang bị đồng phục thì công chức trong khi thi hành nhiệm vụ phải mặc đồng phục và đeo thẻ công chức.

d) Bản làm việc của công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải có bảng ghi rõ họ, tên, chức danh, đơn vị công tác, lĩnh vực công việc được giao thực hiện.