Điều 5. Nội dung quản lý và hồ sơ quản lý
1. Công tác quản lý, sử dụng công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành tại các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của tỉnh theo quy định này gồm một số nội dung sau:
a) Lập và quản lý hồ sơ công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành;
b) Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành;
c) Xây mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp và bảo trì công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành.
d) Các công việc có liên quan đến công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành.
2. Hồ sơ quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành được thiết lập ban đầu và bổ sung sau khi đưa vào sử dụng.
2.1 Đối với công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành được đầu tư xây mới, hồ sơ bao gồm:
a) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất;
b) Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng;
c) Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24 tháng 01 năm 2006 của Chính phủ;
d) Tài liệu hướng dẫn sử dụng trang thiết bị công trình nếu có;
đ) Tài liệu hướng dẫn về bảo trì công trình.
2.2. Đối với công sở đã đưa vào sử dụng từ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà chưa có hồ sơ nêu tại điểm 2.1 khoản 2 Điều này thì cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở phải lập hồ sơ để quản lý, Hồ sơ quản lý công sở bao gồm:
a) Ảnh chụp toàn cảnh mặt chính công trình;
b) Bản vẽ hiện trạng tổng mặt bằng công sở thể hiện được vị trí, hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất và các công trình trong khuôn viên công sở đúng chức năng và mục đích sử dụng;
c) Bản vẽ hiện trạng mặt bằng các tầng nhà;
d) Bản vẽ hiện trạng hệ thống cấp điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc và các thiết bị khác đang được sử dụng trong công sở;
đ) Biên bản xác định cấp công trình và chất lượng còn lại của công sở do cơ quan có chức năng quản lý chất lượng công trình xây dựng thực hiện;
e) Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24 tháng 01 năm 2006 của Chính phủ;
Trường hợp cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng công sở không thực hiện được các nội dung nêu tại các điểm a, b, c và d khoản này thì được thuê các cơ quan, đơn vị có chức năng về tư vấn thiết kế, xây dựng thực hiện.
3. Đối với công sở, trụ sở, nhà làm việc và công trình công cộng chuyên ngành khi đưa vào sử dụng mà không có hoặc không đầy đủ các giấy tờ tài liệu nêu tại khoản 2 Điều này thì cơ quan, đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng phải bổ sung các giấy tờ, tài liệu cho đầy đủ.
Trường hợp cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng không đủ điều kiện năng lực thực hiện các nội dung nêu tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này thì có thể thuê đơn vị có chức năng về tư vấn thiết kế xây dựng thực hiện. Kinh phí chi cho các nội dung nêu trên được bố trí trong kinh phí thường xuyên của các cơ quan, đơn vị.
4. Trong quá trình sử dụng, cơ quan, đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng có trách nhiệm bổ sung vào hồ sơ quản lý các giấy tờ có liên quan đến biến động công sở, trụ sở, nhà làm việc và các giấy tờ có liên quan.