Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và phát hành văn bản điện tử có ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận ban hành kèm theo Quyết định số 42/2017/QĐ-UBND ngày 02/6/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận
1. Khoản 1 Điều 1 được sửa đổi, bổ sung như sau:
“1. Phạm vi điều chỉnh
a) Quy chế này quy định về cách thức quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và phát hành văn bản điện tử có ký số của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận thông qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
b) Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.”
2. Bổ sung Điều 3a như sau:
“Điều 3a. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Ninh Thuận phải được gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 3c của Quy chế này.
3. Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Ninh Thuận không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử đã được ký số hợp lệ, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 3c của Quy chế này.
4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc để Bên gửi biết.”
3. Bổ sung Điều 3b như sau:
“Điều 3b. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
4. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành”
4. Bổ sung Điều 3c như sau:
“Điều 3c. Các loại văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Ninh Thuận phải được gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
Văn bản quy phạm pháp luật, quyết định hành chính cá biệt, văn bản liên quan đến kinh phí, cấp phát ngân sách và theo quy định của pháp luật.”
5. Điều 4 được sửa đổi, bổ sung như sau:
“Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Quy chế này được gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc Khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.”
6. Điều 13 được sửa đổi, bổ sung như sau:
“Điều 13. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Ninh Thuận bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
2. Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:
a) Mã định danh của cơ quan, đơn vị:
Mỗi cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Ninh Thuận và các cơ quan, đơn vị trực thuộc có một mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Mã định danh cơ quan, đơn vị quy định tại Quyết định số 332/QĐ-UBND ngày 25/9/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Danh sách mã định danh các cơ quan, đơn vị hành chính và sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.
b) Mã định danh văn bản;
Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm:
- Mã định danh của cơ quan, đơn vị theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điều này;
- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm;
c) Số và ký hiệu văn bản;
d) Ngày, tháng, năm văn bản;
đ) Loại văn bản;
e) Trích yếu nội dung văn bản;
g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;
h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa,...);
i) Chức vụ, họ tên người ký;
k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc);
l) Bên gửi;
m) Bên nhận;
n) Thời gian gửi, nhận;
o) Thời hạn xử lý;
p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;
q) Thông tin khác (nếu có)."