Điều 8. Lập biên bản vi phạm hành chính
1. Ngoại trừ trường hợp xử phạt theo thủ tục đơn giản và pháp luật có quy định khác, mọi hành vi vi phạm hành chính đều phải lập biên bản vi phạm hành chính để làm cơ sở pháp lý cho việc xử phạt vi phạm hành chính, việc giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện ra Tòa án hành chính. Không được tẩy xóa, chỉnh sửa hoặc ghi thêm vào biên bản sau khi lập.
Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải lập biên bản vi phạm hành chính ít nhất là 02 (hai) bản.
2. Biên bản vi phạm hành chính phải ghi đúng mẫu quy định ở Điều 4 nói trên.
Biên bản phải ghi cụ thể, chi tiết hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm, không nhất thiết ghi theo nội dung vi phạm ghi trong các điều khoản của các nghị định xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp không xác định chính xác hành vi vi phạm được quy định cụ thể tại điều, khoản của các nghị định xử phạt vi phạm hành chính thì không ghi vào biên bản các điều, khoản đó. Trường hợp sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ để thu thập chứng cứ thì chứng cứ thu thập phải được thể hiện trong biên bản vi phạm hành chính.
a) Các mẫu biên bản của các Đoàn kiểm tra liên ngành không được in sẵn tên tất cả các thành viên của Đoàn mà chỉ ghi tên những thành viên có mặt khi tiến hành kiểm tra một cá nhân, tổ chức cụ thể. Đồng thời, để bảo đảm tính khách quan, các thành viên của Đoàn không được ký tên vào biên bản với tư cách là người chứng kiến.
b) Biên bản vi phạm hành chính phải có chữ ký của người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm. Biên bản vi phạm hành chính có nhiều tờ thì người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm hoặc đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm không đồng ý ký vào biên bản thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản, nếu cần thiết thì có thể mời người chứng kiến.
c) Trường hợp người vi phạm hành chính cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không có mặt tại địa điểm xảy ra vi phạm thì đề nghị 02 (hai) người đã thành niên trong gia đình hoặc 02 (hai) người của tổ chức có hành vi vi phạm ký vào biên bản với tư cách người chứng kiến. Nếu những người này không đồng ý ký biên bản với tư cách người chứng kiến thì mời đại diện chính quyền địa phương hoặc ít nhất 02 (hai) người khác chứng kiến ký vào biên bản. Trường hợp người vi phạm, người đại diện theo pháp luật tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị hại có ý kiến khác với nội dung biên bản đã lập thì người lập biên bản phải để cho người đó ghi trực tiếp ý kiến khác vào biên bản vi phạm hành chính.
3. Trường hợp đã lập biên bản vi phạm hành chính mà trong quá trình thẩm tra, xác minh lại phát hiện vi phạm mới thì tiếp tục lập biên bản vi phạm hành chính về các hành vi mới. Sau đó, căn cứ vào từng biên bản để ban hành từng quyết định xử phạt hoặc gộp chung các biên bản để ban hành một quyết định xử phạt nếu tất cả các hành vi vi phạm được lập trong các biên bản vi phạm hành chính còn trong thời hạn ban hành quyết định xử phạt.
4. Trường hợp cần thiết thì mời người vi phạm hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm đến làm việc để xác định lại hành vi vi phạm. Nếu người đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm cử người đi thay thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người vi phạm cử người đi thay thì phải có văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
5. Khi thông qua việc kiểm tra các cá nhân và tổ chức mà phát hiện có hành vi vi phạm hành chính thì chậm nhất 03 (ba) ngày, kể từ ngày kết thúc biên bản kiểm tra, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính phải mời người vi phạm hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức vi phạm để lập biên bản vi phạm hành chính. Thư mời phải được gửi trực tiếp và có ký nhận của người vi phạm hoặc người thành niên trong gia đình của người vi phạm, người đại diện theo pháp luật hoặc người của tổ chức vi phạm. Trường hợp họ không đến theo thư mời thì lưu thư mời vào hồ sơ và lập biên bản vi phạm hành chính như đối với trường hợp người vi phạm vắng mặt không có lý do chính đáng. Ngày lập biên bản vi phạm hành chính là ngày đương sự không đến làm việc theo thư mời.