Điều 7. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Sao tài liệu bí mật nhà nước là việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là việc ghi lại bằng hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Hình thức sao bí mật nhà nước gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thẩm quyền cho phép sao, chụp bí mật nhà nước như sau:
a) Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật: Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh.
b) Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật: Người quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều này; Người đứng đầu các ban chuyên trách của Hội đồng nhân dân tỉnh; Người đứng đầu cơ quan Văn phòng tham mưu, giúp việc Hội đồng nhân dân tỉnh;
c) Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật: Những người quy định tại Điểm a, b Khoản 2 Điều này; Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc cơ quan Văn phòng tham mưu, giúp việc Hội đồng nhân dân tỉnh.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại Điểm a, b Khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng và trước pháp luật.
Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.
4. Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh ủy quyền cho Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh được thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước theo lĩnh vực được phân công phụ trách (căn cứ Quy chế làm việc của Hội đồng nhân dân tỉnh và Quyết định phân công công việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh).
5. Trình tự, thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:
a) Sau khi được người có thẩm quyền tại Điểm a, b Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều này chỉ đạo sao chụp hoặc do phục vụ yêu cầu công tác cần sao, chụp bí mật nhà nước thì người thực hiện sao, chụp bí mật nhà nước phải lập “Phiếu đề xuất sao, chụp bí mật nhà nước” để trình cấp thẩm quyền ký phê duyệt trước khi tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bảng dư thừa, bản hư hỏng. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về Cơ yếu;
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước (Bản sao y bản chính, Bản sao lục): tiến hành nhân bản văn bản cần sao từ bản chính, sau đó đóng dấu “BẢN SAO SỐ” ở bên phải, phía trên cùng tại trang đầu và đóng dấu “BẢN SAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC” ở trang cuối của bản sao tài liệu. Phải ghi đầy đủ nội dung vào dấu theo quy định gồm: số thứ tự bản sao; hình thức sao (nếu là bản sao y bản chính thì ghi “Sao y”; nếu là Bản sao lục thì ghi “sao lục”); thời gian; số lượng; nơi nhận; tại dòng “Thẩm quyền sao” ghi rõ chức vụ của người cho phép sao; khoảng trống bên dưới dòng “Thẩm quyền sao” là chữ ký của người có thẩm quyền có đóng dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có), họ tên của người có thẩm quyền cho phép sao.
Trường hợp tài liệu bí mật nhà nước cần sao, gửi đến nhiều cơ quan, tổ chức thì người có thẩm quyền sao có thể ký một lần (ký tươi), sau đó người được giao thực hiện sao sẽ nhân bản đúng số lượng đã được cấp thẩm quyền cho phép (tại phiếu đề xuất sao chụp) để đóng dấu tròn đỏ của đơn vị, dấu “BẢN SAO SỐ” và phát hành theo quy định;
c) Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước: phải thực hiện theo mẫu “Trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có);
d) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: phải có “văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có);
e) Đối với bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng bảng, đĩa và các thiết bị lưu trữ khác không thể đóng dấu xác định độ mật thì phải được xác định bằng văn bản xác định độ mật theo quy định. Các bản sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu gốc;
d) Các đơn vị trực thuộc Hội đồng nhân dân tỉnh phải lập “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để ghi nhận, quản lý, theo dõi việc sao, chụp bí mật nhà nước.
6. Văn bản, tài liệu BMNN tiếp nhận đã được cơ quan ban hành xác định “Tài liệu không được phép sao, chụp” ở mục “Nơi nhận” của văn bản thì các đơn vị không được tự ý sao, chụp dưới mọi hình thức (kể cả sao, chụp đúng trình tự, thủ tục). Khi có yêu cầu sử dụng nội dung văn bản chỉ được trích dẫn các thông tin liên quan và phải xác định độ mật tương ứng.
7. Mẫu dấu sao, chụp; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.