Điều 2. Quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch
1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch có trách nhiệm xuất trình bản chính của một trong các giấy tờ sau đây: Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân khi làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch; trường hợp giấy tờ tùy thân sử dụng là: Hộ chiếu, Thẻ Căn cước, Căn cước công dân, Giấy chứng nhận căn cước thì chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ (số, ngày tháng năm cấp) hoặc số định danh cá nhân, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác có liên quan để đối chiếu, khai thác dữ liệu.
Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch xuất trình bản chính giấy tờ để chứng minh, đồng thời đề nghị người đi đăng ký hộ tịch cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch; người yêu cầu đăng ký khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại khoản 1 Điều 34 của Luật Hộ tịch và tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định này.
Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh, Giấy báo tử thì không phải nộp bản giấy.
3. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
4. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (sau đây gọi là nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 của Luật Hộ tịch được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung.
5. Bản sao giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ tịch là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu nộp bản sao không được chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.