Điều 3. Nguyên tắc lập và gửi hồ sơ
1. Hồ sơ đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng phải được lập theo nguyên tắc sau:
a) Hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự) và dịch ra tiếng Việt;
b) Các bản dịch từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật;
c) Các bản sao hồ sơ, tài liệu của nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm phải là bản sao từ sổ gốc hoặc là bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật;
d) Các văn bản do nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm tự lập phải được chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật.
2. Văn bản của ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng đề nghị Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước) chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự:
a) Đối với ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng: Văn bản do người đại diện theo pháp luật ký.
Trường hợp ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng khuyết người đại diện theo pháp luật, văn bản đề nghị của ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng là văn bản của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên ký.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác ký hoặc trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền cho thành viên Hội đồng quản trị khác, thành viên Hội đồng thành viên khác ký hoặc trường hợp người đại diện có thẩm quyền của Chủ sở hữu ủy quyền cho người khác ký thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định của pháp luật và hồ sơ phải có văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật;
Đối với ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên khuyết người đại diện theo pháp luật, không có Chủ tịch Hội đồng thành viên và Hội đồng thành viên của ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng không đủ số lượng thành viên tối thiểu hoặc còn 01 thành viên, văn bản đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng phải do người đại diện có thẩm quyền của Chủ sở hữu ký.
b) Đối với chi nhánh ngân hàng nước ngoài: Văn bản do Tổng giám đốc (Giám đốc) ký. Trường hợp Tổng giám đốc (Giám đốc) ủy quyền cho người khác ký, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền được lập phù hợp với quy định của pháp luật. Trường hợp chi nhánh ngân hàng nước ngoài khuyết Tổng giám đốc (Giám đốc), đại diện có thẩm quyền của ngân hàng nước ngoài ký văn bản đề nghị.
3. Hồ sơ đề nghị chấp thuận danh sách dự kiến nhân sự của ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước hoặc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực theo thẩm quyền quy định tại Điều 4 Thông tư này hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
4. Trường hợp gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hồ sơ điện tử được sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Trường hợp hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố hoặc có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử, việc khai, gửi, tiếp nhận, trả kết quả, trao đổi, phản hồi thông tin được thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Ngân hàng Nhà nước.
5. Các tài liệu trong hồ sơ điện tử là bản điện tử quét từ bản gốc, bản chính (tập tin định dạng PDF).
6. Ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng và nhân sự dự kiến bầu, bổ nhiệm phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của hồ sơ.