Điều 5. Thủ tục, phương thức và thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin
1. Thủ tục trao đổi, cung cấp thông tin:
a) Yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu được thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp bằng văn bản:
- Trường hợp bên gửi yêu cầu cung cấp thông tin bằng hình thức trực tiếp, người đi nhận thông tin phải xuất trình các tài liệu liên quan cần thiết cho cơ quan cung cấp thông tin (văn bản về việc yêu cầu cung cấp thông tin, giấy chứng minh nhân dân, Phiếu đề nghị cung cấp thông tin theo mẫu đính kèm Thông tư liên tịch này);
- Trường hợp bên gửi yêu cầu có yêu cầu cung cấp thông tin gián tiếp bằng văn bản (công văn) thì trong văn bản yêu cầu phải ghi rõ tên nội dung thông tin đề nghị cung cấp, thời điểm cung cấp, địa điểm cung cấp, hình thức văn bản (bản chính, bản sao, bản photocopy, bản in từ máy tính, file mềm nếu thông tin của bên được yêu cầu cung cấp lưu trữ bằng điện tử...).
b) Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin, bên nhận yêu cầu cung cấp thông tin căn cứ vào nội dung yêu cầu, hình thức văn bản, thời hạn cung cấp và quy chế trao đổi, cung cấp thông tin của bên mình trên cơ sở phù hợp với quy định của văn bản pháp luật có liên quan, tổ chức thu thập thông tin để cung cấp cho bên yêu cầu cung cấp thông tin.
2. Phương thức cung cấp thông tin:
a) Trường hợp cung cấp trực tiếp: đại diện bên yêu cầu cung cấp thông tin và đại diện cung cấp thông tin tổ chức giao nhận trực tiếp văn bản cung cấp thông tin và các tài liệu kèm theo (nếu có).
b) Trường hợp cung cấp gián tiếp: giao nhận thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ bưu chính.
c) Trường hợp cung cấp thông tin điện tử: thực hiện theo khoản 4 Điều này.
d) Việc cung cấp thông tin trực tiếp phải lập thành biên bản giao nhận cung cấp thông tin, có chữ ký của đại diện cơ quan cung cấp thông tin và người thực hiện tiếp nhận thông tin. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở xác nhận thông tin đã được cung cấp.
3. Thời hạn trao đổi, cung cấp thông tin:
a) Trường hợp thời hạn cung cấp thông tin được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành (Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006, Nghị định số 98/2007/NĐ-CP ngày 07/6/2007 của Chính phủ quy định về xử lý vi phạm pháp luật về thuế và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế…) thì thực hiện theo thời hạn quy định tại văn bản đó.
b) Trường hợp thời hạn cung cấp thông tin chưa quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành thì thực hiện theo đúng thời hạn ghi trong văn bản yêu cầu hoặc chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
c) Trường hợp không thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin: Bên nhận yêu cầu phải có văn bản thông báo nêu rõ lý do cho bên yêu cầu trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
4. Trao đổi, cung cấp thông tin qua hệ thống công nghệ thông tin:
Đối với những thông tin được đề nghị cung cấp đang lưu trữ trên hệ thống mạng tin học của bên cung cấp thông tin thì hai bên thỏa thuận việc trao đổi thông tin qua hệ thống mạng tin học hoặc phương tiện lưu trữ điện tử. Việc truyền, nhận dữ liệu qua hệ thống mạng tin học phải phù hợp với điều kiện kỹ thuật của hai bên và tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Khi có đủ điều kiện thì các bên tiến hành thống nhất phương án kỹ thuật kết nối trao đổi thông tin, đảm bảo mô hình trao đổi thông tin, hạ tầng truyền thông và an toàn bảo mật theo đúng quy định của pháp luật.