Điều 4. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch
Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, các Điều 2, 3, 4, 5 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi Tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi Tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 15/2015/TT-BTP) và hướng dẫn sau đây:
1. Hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, trừ các trường hợp pháp luật yêu cầu cá nhân phải có mặt trực tiếp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem hoặc cước phí gửi bảo đảm trở lại.
2. Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau đây: hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại. Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp và xác nhận bản chụp đã đối chiếu đúng với bản chính để lưu hồ sơ.
Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.
3. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền.
Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định.
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.